忙しくて手が回らない！そんな就職課が抱える問題と学生との向き合い方

忙しくて手が回らない就職課の実情

就職課の業務内容

就職課の業務内容はかなり広範囲に渡るため、多忙な状況になりやすく、やりたいことがあっても手が回らないことが多いです。具体的な業務として、まずは学生を対象とした就職やキャリアの相談があります。どの企業に勤めたいかがはっきりしている学生もいますが、将来何をしたいかが決まっていない学生もいます。そうした学生の相談に乗り、キャリアを作るために役立つ情報を提供します。個別相談ということもあり、かなり時間を費やすことになります。個別相談の件数を減らすと、丁寧なケアができなくなってしまうため、相談件数と通常業務のバランスをとることが重要です。

他にも、就活生のための就職イベントを計画します。会社説明会などの企業情報の紹介やビジネスマナー講習など、社会人のスタートに必要な情報を提供する目的があります。さらに、学生たちに求人を出す企業にアプローチして、求人情報を集めます。求人情報だけでなく、インターンシップの受け入れを行う企業を開拓することも、就職課の大事な仕事です。

同じように、学生向けの就職イベントに参加可能な企業を見つけることも大切です。その上で、年度ごとに求人情報の取りまとめをして、ホームページや構内掲示による情報通知をします。これには、学生からのエントリーを受け付けて企業側に送るといった作業も含まれることがあります。

求人関連の作業と就活サポートが、就職課の主な仕事です。学生の就職活動において、卒業年ごとに学生がどんな進路を歩んだかのデータ収集を行い、分析をします。また、採用に至らなかった学生のフォローや、さらなる就職支援の継続をしていきます。場合によっては企業と直接連絡を取り、受け入れ枠がないかどうかを確認することも行います。大学側で就職に関するサイトやSNSを持っているのであれば、定期的に情報を更新していく仕事もあります。

就職課の実態

就職課に閑散期は基本的にありません。企業からの新卒者募集が始まる3月から4月にかけて、内定が決まっていく秋頃はさらに忙しくなります。その合間を縫って、様々な作業を行いつつ、学生たちの相談にも乗ります。そのため、新たに何かの活動を始めたり、改善のための見直しをしたりする時間を取るのは、かなり難しいと言えます。また、ある程度個別に学生たちの相談に乗るものの、より深いケアには手が回らないことが多いです。就職課の職員の中には、もっと丁寧に学生たちへのフォローをしてあげたい、あるいは別のやり方で就職支援をしてあげたいという思いがあっても、時間の関係で実行する余裕がないと感じている人も多いのです。

大学によって就職課の組織は異なりますが、人数が少ない傾向にあります。基本的に採用活動は1名もしくは2名で行うことが多く、中には総務課と兼任ということもあります。この状況では、最低限の事務作業をこなすだけで、より良い仕事をしたいと思っても難しいという状況になってしまうのです。

また、より多くの企業からインターンや求人を獲得したいと思っても、新規開拓の時間を取れないことになります。困っている学生へ時間を割いてサポートをしてあげたくても、手が回らないということもあるでしょう。これは多くの大学で見られ、就職課が抱える一般的な課題と言えます。制度もしくはシステムの課題となるため、根本的な解決が求められます。

手が回らないことによる学生・就職率への影響

今まで見てきたような状況が現実となっているため、人員やシステムについての改善を図りたいと考えている大学も多く見られます。就職課の状況は、学生たちの就職状況に大きく影響します。例えば、職員が忙しすぎて学生のサポートに手が回らないと、学生たちの就職成功率が落ちてしまうのです。

求人情報が減る

就職課が多忙であることの影響として、求人情報を得るルートが減るという点が挙げられます。近年は求人サイトや就職エージェント、ネット広告や企業ホームページなど、オンライン上で多くの求人情報を集めることができます。しかし、企業が直接、大学の就職課に求人を出すことは、一般に出される求人と大きく意味が異なります。企業としても、その大学の学生たちを求めているため、それだけ採用の確率が高くなるのです。しかし、就職課の多忙が原因で、企業から直接の求人を得ることができなければ、そのチャンスを失うことにつながります。

学生対応が疎かになる

キャリアセンターは、学生たちの就職活動の相談に乗るという重要な役割を担います。しかし、忙し過ぎると個別の対応がおろそかになり、学生たちも職員に相談しようという意識がなくなってしまいます。その結果、自分に合った企業の見つけ方やキャリア形成の方法、面接などにおける自己PRなどを学ぶことができず、就活がうまく行かなくなってしまうのです。また、就活についての悩みやストレスをため込んでしまい、就職をあきらめてしまう学生が出る恐れもあります。

インターンの獲得が難しくなる

就職課は企業インターンを獲得するために、いろいろな働きかけをします。しかし、日常業務で手いっぱいだと、インターンの獲得まで手が回らないことが多くなります。インターンは、学生たちが企業活動を体験し、その企業に就職するかを決定するための大事な機会です。また、企業としてもインターン学生を自分たちで直接評価して、正式にエントリーした時に採用をするかを決める材料とします。当然、インターンに来てくれた学生の方が、そうでない人よりも採用のチャンスが高まるわけです。こうした採用活動において重要なインターンの機会を提供できないというのは、学生たちにとって大きな痛手となります。

ミスマッチにつながる

他にも、様々なマイナスの影響をもたらすこともあります。それは、学生たちの就職後にも見られます。キャリアセンターでしっかりとキャリア形成の相談に乗り、適切な企業紹介ができていないと、学生と企業のミスマッチにつながるケースが増えます。就活生が望んでいたような業務内容でなかったり、社風や業務方針、収入などの待遇に納得できなくなったりするのです。こうなると、必然的に離職率が高くなってしまいます。せっかく採用を獲得できたのに離職してしまうのでは、それまでの努力が無駄になってしまいます。

離職者が増えると、大学に対する評価も下がってしまうという悪影響も出てきます。「あの大学から入ってくる新卒者はすぐに辞めてしまう」という噂が広まってしまうと、大学に出される求人も少なくなりますし、選考も厳しい目で行われます。そして、何よりも学生たちが悪影響を受けることになります。こうしたことからも、長期にわたって安定した採用を勝ち取っていくためには、離職率を下げるための努力を払うことが就職課としての使命でもあるのです。

手が回らない時の対処法と時間の上手な使い方

仕事が忙しいのはある意味良いことですが、それが通常業務やより良い仕事をするための時間を取れないほどでは、悪影響となります。何らかの対策を練る必要があるでしょう。

ベストな解決策は、大学側が就職課に対して、予算の増額や人員の追加をすることです。しかし、こうした改善策は自分たちの裁量でできるものではありませんし、現実問題として難しいケースがほとんどです。そのため、現状できることを見つけるしかありません。

就職活動のフローの再計画

そこで、年間の就職活動のフローを作り直すことをおすすめします。忙し過ぎると、目の前の仕事をこなすだけになりやすくなります。そこで、いつ、何をするのかという年間スケジュールを作ります。そして、事前準備をいつまでに行うのか、どのような内容で行うのかを計画します。実際には、たいていの業務は事前準備をある程度しておけば、スムーズに進めることができ、ミスやトラブルもかなり減らすことができます。忙しい中でミスやトラブルが出てくると、余計な時間を費やすだけなので、これらを減らすだけでもかなり楽になるケースがあります。

業務の可視化

もう一つは、業務内容のマニュアル化や確認事項のリスト化により、可視化を図ることです。毎日バタバタと仕事をしていると、実務作業に無駄が出てくることが多くなります。そこで、しっかりと作業の流れをマニュアルにしておくことで、効率よく一つ一つの作業を進めていけます。また、可視化されていれば、他の誰かに作業を分担してもらう時も、口頭で説明する手間が省けますし、初めての人でもミスを減らすことができるメリットがあります。

業務に優先順位をつける

こうした取り組みの他に、業務に優先順位を付けることも検討しましょう。就職課にはたくさんの仕事がありますが、学生の採用率に直接左右する重要度の高いものもあれば、ある程度質を落としても大きな問題とならないものもあります。そこで、学生たちの就活を成功させるために欠かせない、もしくは影響が大きい業務を順番に書き出してみると良いでしょう。影響が大きい業務の具体例として、企業からの求人情報獲得やインターン開拓、採用率を高める面接対策やスキルに合った企業のマッチングなども含まれます。こうした業務をより集中して行うために、他の業務の時間を意識して削減します。

効率化システムの導入

可能な範囲で、効率的な業務システムを導入することも検討すべきです。例えば、採用活動に役立つクラウドサービスや、学生とのコミュニケーションを図るツールがあります。また、求人票の管理やデータ収集・分析ツールもあるでしょう。もちろん、就職課のスタッフが自分たちの判断だけでシステム導入をすることは難しいですが、積極的に大学側にかけ合って導入を求めることはできます。その際には、自分たちでも様々なツールを調べて、自分たちにとって使いやすいものが何か、どのくらいのコストがかかるか、資料を作って提出すると良いでしょう。

増員の依頼

そして、やはり根本的な課題解決を図ることも大事です。つまり、手が回らないほどの忙しさは、作業量に対して人員が少な過ぎるという点に問題がありますので、スタッフの増員を依頼するのです。これは、人件費等の問題から、上記の新規システムの導入以上に難しいことかもしれません。そこで、繁忙期だけは他部署からヘルプを依頼したり、細かな事務作業を分担してもらえるよう、打診してみると良いでしょう。現状を知ってもらうことで、何らかの改善策が検討される可能性があります。

まとめ

大学の就職課は学生たちが就職活動を成功させるためにとても重要な役割を果たしますが、その割に人員が少なく、かなり忙しいのが実情です。そのため、大学側に現状を知ってもらい、環境や人員配置の面での改善をしてもらえるよう行動しましょう。それが難しいとしても、より効率よく時間を使うための工夫をして、学生たちのサポートを充実させていきましょう。弊社のキャリアプランナーを活用して、学生たちの就活サポートを行うことも検討してみてはいかかですか。

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