採用のミスマッチを防ぐには？起きる原因と対策法をプロが解説

採用のミスマッチが起きる原因とは

採用のミスマッチとは、企業のニーズと求職者側のニーズが合致していない状態のことで、両者にとってマイナスの影響が出てしまいます。採用活動において企業は、採用のミスマッチを最大限に予防することが肝要です。

採用のミスマッチには、大きく分類すると求人募集をかける時点でのミスマッチと、入社後に起こるミスマッチの2種類があります。

求人募集をかける時点でのミスマッチとは、企業が求人募集を出してもなかなか採用に至らないというケースです。これにはそもそも応募者を集められず母集団が小さすぎる場合と、応募者は多くても自社の求める人物像に合致する人材が含まれておらず母集団の質が低い場合の、2つのパターンがあります。企業が優秀な人材を選ぶためには、求める人物像に合致する求職者がたくさん応募することが大前提です。そうでなければ、企業にとっては採用する人材が優秀かどうか以前に、人材を確保できないというトラブルに直面してしまうことになります。

入社後のミスマッチとは、ミスマッチが入社してから発覚してしまうというもので、採用しても早期に離職するなどの事態が起こってしまいます。人材を採用しても定着しなければ、企業にとっては戦力になりませんし、企業に利益をもたらすこともないでしょう。人材を採用して雇用する際には、多大なコストがかかっています。採用しても短期間で離職されてしまうのでは、かかった費用の回収もできません。

それでは、この採用のミスマッチは何が原因で起こるのでしょうか？考えられる原因は、いくつかあります。

1つ目の原因は、企業が募集するターゲット層と、転職市場に存在している人材の層が大きく異なるというギャップが考えられます。企業が希望する人材のターゲット層を募集しても、転職市場で仕事を探している人の中に条件を満たす人物がいなければ、当然ですが適任者を見つけることはできません。

2つ目の原因は、求人募集に記載されていた仕事内容と実際の職務に、大きな隔たりがある場合です。例えばプログラマーとして転職した人が、人手が足りないからという理由で事務作業や清掃作業ばかりを任せられていたとしたら、「話が違う」と感じることでしょう。こうした仕事内容のギャップは、採用した人材の早期退職につながりやすいリスクがあります。

3つ目の原因は、働き始めてからの労働条件が求人募集に記載されていた条件と大きく異なる場合があげられます。例えば、「残業なし」と求人募集に明記されていたのに、働き始めたら終電でも帰宅できないほど残業が多く、しかも残業代が出ないサービス残業が続いたら、多くの人は不満を抱えるはずです。それが早期離職につながるケースは少なくありません。

職場ごとに、働き方などの社風やカルチャーは存在します。優秀な人材を確保するために、現状を隠して虚偽の条件を提示してしてしまうと、その人材が働き始めてから不満を持つ原因となってしまうのです。

4つ目の原因は、職場環境のミスマッチがあげられます。配属されるべき部署ではなく、まったく違う部署へ配属されたり、人間関係や職場の雰囲気が悪かったりすると、働き始めたばかりの人材でも不満を抱えてしまいます。

職場の雰囲気に関しては、実際にそこで働いてみなければ分かりません。求職者の多くは、新しい職場に期待を寄せながらも、様々な不安を抱えているものです。また、職場の雰囲気は数字やデータといった指標で示すことができないものですし、人によって感じ方は異なります。そのため、面接官が考えているものと、求職者が考えているものとでギャップが生じてしまう可能性はあるでしょう。

採用ミスマッチを防ぐための対策法

採用ミスマッチが起こると、求職者側に不利益となるだけでなく、企業側にとっても大きな不利益となってしまいます。せっかく採用した人材が早期離職してしまうと、新たに人材を確保するための採用活動をしなければならず、そのためのコストが発生します。また、早期退職者が続くと、社会的にも企業の評判が悪くなってしまうかもしれません。

それでは、採用のミスマッチを防ぐにはどんな対策法をとればよいのでしょうか？

1つ目の対策法は、募集をかけるターゲット層を見直すことです。企業が求めるターゲット層が転職市場にいなければ、いくら求人募集をかけても応募者を集めることはできません。また、少しでも優秀な人材を確保しようと待遇をアップしても、求める人物像に合致しない人材しか応募しなければ、結局採用には至らないのです。

そうしたミスマッチを未然に防ぐには、まず自社が求めるターゲット層が現実的な条件なのかどうかを考えることから始めましょう。手始めに、求職者に何を求めるのかという優先順位を明確にし、求める条件を絞り込みます。求職者に求める条件が多ければ多いほど、すべての条件を満たす求職者の数は少なくなってしまうからです。優先順位が高い条件のみを設定しておけば、より多くの求職者からの応募を受けられます。

転職市場にどんな人材が多いのかをリサーチすることもまた、企業にとっては採用ミスマッチを減らす対策方法として有効です。現状をリサーチしたうえで、その中から自社が求めるターゲット層はどのぐらいいるのかを予測し、そのターゲット層へ上手くアプローチできる方法を模索しましょう。しかし都合上、どうしてもターゲットを狭めざるを得ず、ターゲット層へのアプローチが難しければ、人材紹介サービスを利用するなどして、外部のサポートを受けるという方法も解決策の一つです。

2つ目の対策法は、仕事内容や労働条件について、できるだけ正確な情報を開示したうえで募集を募ることです。少しでも多くの応募者を集めたいからと言って、現状とは異なる情報を流したのでは、働き始めてから採用ミスマッチが起こりやすく、人材の早期離職を引き起こしてしまいます。この原因を防ぐには、仕事内容や労働条件について事前にできるだけ正直に提示することが大切です。そうすることで、求職者に「誠実な企業」という印象を与えられます。数字の上では応募者が減少するかもしれませんが、条件的な不一致から早期退職に至る予備軍が排除され、かえって母集団の質は向上することになるでしょう。

求職者に対してマイナスの印象を与えるような仕事内容や労働条件に関しては、社内の職場環境を見直すチャンスだと考えることも必要です。例えば「毎日残業が夜遅くまであり、残業代は一切支給しない」という状況であれば、ブラック企業と呼ばれても不思議ではないです。この実態を隠して求人票に「残業なし」と記載しても、採用ミスマッチとなるリスクが高まるだけです。しかし正直に現状を記載すれば、そんな企業で働きたいと考える人はいないため、応募者が現れません。この場合、ミスマッチの原因は職場の環境にあります。そのため、優秀な人材を確保して採用のミスマッチを防ぐには、まずは職場環境を見直したうえで求人票を出すという対策方法が有効です。

3つ目の対策方法は、採用プロセスを見直すことです。書類選考では何を重視するのか、何を基準に採用・不採用を決めるかを明確にしたうえで、企業にとっても求職者にとってもWin-Winな結果となるようなプロセスを構築したいものです。求人募集を出してから実際に内定を出すまでの日数が長すぎたり短すぎないかという点も含め、一つ一つのプロセスを多方向から見直しましょう。そのうえで、改善できる点を改善すれば、採用ミスマッチのリスクを軽減できます。

4つ目の対策方法は、求職者に対する対応を見直すことです。採用面接は、企業が求職者を見極めるプロセスですが、それだけではありません。多くの求職者は複数の企業で面接を受けており、その中から自身にあった企業を見極めています。面接では企業側から求職者へ一方的に質問するのではなく、求職者からの質問にも丁寧に対応し、求職者が抱えている不安や疑問に答える姿勢を持ちましょう。こうすることによって、丁寧に対応してくれる企業だという印象を与えられ、多くの優秀な人材が「働きたい」と思える企業になれます。

5つ目の対策方法は、採用した人材のアフターフォローをすることです。これは、入社して働き始めた人材に対して行うもので、早期離職の予防に効果があります。どんな人材でも、入社後には不安を抱えているものですし、100％満足という人はそれほど多くはないでしょう。多くの場合、期待していた仕事内容や条件と現実とのギャップで悩むものです。そうした時期にアフターフォローを行うことで、悩みや不安、不満に対しても耳を傾けることができます。それに解決策を提示したり、誤解や勘違いを解消したりできれば、早期退職へ向かうリスクを減らすことができます。

働き始めたばかりの人材にアフターフォローをすることはまた、人材育成という点でも大きな効果があります。悩んでいる人材のモチベーションややる気を高めたり、「気にかけてくれているのだから頑張ろう」という気持ちにする作用もあります。企業にとっても、そして人材にとっても、大きな相乗効果が期待できるのではないでしょうか。

ミスマッチが起きないための事前対策と心得

採用ミスマッチを起こさないためにできる取り組みは、複数あります。例えば採用面接においては、良い点ばかりをアピールするのではなく、企業のデメリットに関しても正直に伝えると良いでしょう。正直に伝えることで、求職者はその点も考慮したうえで働くかどうかを決断してくれます。その結果、働き始めてから「話が違う」と感じてしまうミスマッチが起こりづらくなるのです。

採用前にオフィス見学の機会を設けることも、採用ミスマッチを未然に防ぐ効果があります。実際に社員が働く場所を見せることで、求職者は雰囲気を肌で感じることができますし、自身が働いている姿をより具体的にイメージしやすくなります。

面接回数を増やすという方法も、場合によっては効果が期待できます。面接の場所や面接官を変えることによって、求職者にたくさんの情報提供ができますし、社員の雰囲気を知ってもらうこともできそうです。

メンター制度を導入するという方法もあります。メンター制度というのは、採用した人材ひとりひとりにメンターをつけ、丁寧なアフターフォローを行うという制度です。外部機関を利用することもできますが、採用した人材と同じ部署で働く少し先輩の社員を任命してもよいです。さまざまな話を聞くことで、採用した人材が安心して働ける職場環境づくりを実現できるでしょう。

採用ミスマッチを起こさないようにするためには、面接官が持っておきたい心得があります。それは、面接は相互コミュニケーションの場であることを理解するという点です。求職者は企業を見極め、企業は求職者を見極めます。互いに本音で話ができれば、それだけ誤解や勘違いが起こりづらいですし、働き始めてからもお互いにWin-Winの関係を築けるでしょう。

その他には、入社の前に懇親会を設けて、社員と新入社員が交流できる場所を設けたり、イベントを開催するなどの方法もおすすめです。仕事の延長線上の人間関係を築くことができれば、そこから信頼感や安心感が生まれます。働き始める人にとっては、その職場で頑張りたいというモチベーションのアップにもつながるのではないでしょうか。

まとめ

面接においては、採用ミスマッチが起こるリスクがあります。できるだけミスマッチを回避するためには、どんな原因でミスマッチが起こりやすいかを分析したうえで、制度を見直すなど事前にできる対策で対応するほか、面接時には求職者と真摯に誠実に向き合うなどの姿勢も大切です。もしご不明点等あれば、弊社ジールコミュニケーションズまでご相談ください。

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