内定辞退を止めるにはどうすればいい？採用担当者に向けた対策コラム

内定辞退事情と辞退をする応募者の事情

内定者の辞退理由や事情には、主に以下の4つがあります。

内定を辞退した人の理由としてもっとも多く挙げられるのは、「面接を重ねるうちに企業に対するイメージが変わってしまった」というものです。どの企業も、就活生向けのパンフレットやホームページ、動画などは、とくに力を入れて制作していることと思います。それを見て、就活生は「こんな会社で働いてみたい！」「こんな先輩社員と一緒に働きたい！」と期待に胸を膨らませて面接に臨んでいます。しかし、実際に目にした社員や面接を担当する社員の服装がだらしなくて清潔感を感じられなかったり、指定された時間に訪問したのに面接するまで長時間待たされたりなど、期待を裏切られる場面に遭遇すると、その企業へのイメージは低下していきます。

学生は当然のことながら複数社に対して同時進行で就活をしているので、常に他社と比較しています。そんな中で思い描いていたイメージと違う面を見せられると、就活生は「今はまだ知らないだけで、他の部分もイメージと全然違うのではないか」と考えるようになります。そして、「この企業に入社して後悔しないだろうか」と悩み始めます。このように、面接を重ねるうちに企業に対するイメージが変わってしまい、せっかく内定をもらっても辞退する人が出てくるのです。

2つ目は、「途中で選考方法が変更されるなど、採用方針に一貫性が感じられなくて辞退したくなった」という理由です。たとえば、説明会では最終選考までの面接は2回だと聞いていたのに、実際にエントリーしてみると面接が4回も実施されるということになれば、どうして面接の回数が増加したのか、気になる学生は少なくないでしょう。また、筆記試験の内容が急に変更になると、学生がこれまで準備してきたことが活かせなくなってしまいます。

たとえ採用担当者にとってはやむを得ない変更だったとしても、それに振り回される就活生にとっては一大事です。採用方針に一貫性が感じられず、その企業に対して嫌気が差してしまうことが考えられます。それどころか、「採用活動ですら一貫性がないのだから、経営方針も変わりやすくて、入社後もずっと振り回されるのではないか」と考える就活生がいても仕方ありません。このように採用方針に一貫性が感じられない企業では、会社の在り方に不安を覚え、内定を辞退する就活生が出てきても当然なのです。

3つ目は、「採用担当者と連絡がつかなくて、不安を募らせて辞退した」という理由です。インターネットやSNSでさまざまな情報が入ってくる現代、少しでも内定先に対する悪い噂を耳にすると、就活生はとても不安になってしまうものです。また、自分が選んだ企業であっても、友人や家族から「その会社に就職しても大丈夫なの？」」と言われると、自信がなくなってしまうこともあります。

そんな時に企業の採用担当者とすぐに連絡がつくならば、情報の真偽を確認したり、家族への説明の仕方のアドバイスをもらったりできます。しかし連絡がつかないままだと、不安を感じずに済む企業はないかと目移りするようになり、内定辞退へと進んでしまう可能性が高まります。企業側としては一人の内定が決まっても、採用担当者は目標人数に至るまで採用活動を続けなくてはなりません。また、企業によっては社内研修業務も並行して担当している場合もあり、採用担当者は多忙を極めます。しかし、内定者のフォローを忘れて入社式まで放置している間に内定者がどんどん不安を募らせていくケースは多く見られ、結果的に内定辞退に至るケースが続出しているのです。

4つ目は「内定者がその企業で働くイメージが持てないままでいる」という理由です。このことを甘く見ていると、辞退へと繋がりやすくなってしまいます。一般的には面接を重ねるにつれて、その学生は企業の業務内容や働き方への理解が深まっていくものですが、無形商品を提供している会社やBtoBの会社、人や物の流れが複雑な会社の場合、就労経験が乏しく視野の狭い学生の立場では、なかなか理解しにくいものです。

限られた情報だけでは、業務の大枠は理解できたとしても、自分がそこで働いているイメージまでは膨らませることができません。このように内定者がその企業で働く具体的なイメージを持てないままでいることは、4月から始まる新たな社会人生活に向けて就労意欲をかきたてられないどころか、「何でこの企業を選んだんだろう」と悩み始めるきっかけとなり、せっかく内定をもらったのに辞退してしまう学生を増やしてしまうのです。

内定辞退を止めるにはどうすればいい？

内定者から辞退する旨の連絡があった時、「できることなら引き止めたい」と考える採用担当者は多いのではないでしょうか。内定辞退を止めるためにできる方法として、以下の3つが考えられます。

1つ目は、当然のことではありますが、「すぐに対応すること」です。内定者にとって辞退の連絡はとても気を遣うもので、すぐに対応してもらえないと、「採用担当者を怒らせてしまったのではないか」と不安になってしまいます。効果的に内定辞退を引き止めるにはどうすればいいのかと悩んでいたとしても、まずは連絡を受け付けたことを相手に知らせるために、ともかく対応することが先決です。対応が遅くなればなるほど、内定者は「所詮自分の存在はその程度の扱いだったんだ」と受け留め、会社から気持ちが離れていくばかりになります。

2つ目は、「冷静な対応を心がけること」です。内定を出すまでに学生とは何度も顔を合わせているので、期待していた学生であればあるほど、内定を辞退されたという事実に対して失望や憤懣やるかたない気持ちが芽生えることと思います。しかし、採用担当者は企業の顔となる存在です。そのため、いつでも冷静な対応を心がけなくてはなりません。間違っても辞退を申し出た学生を無視したり、感情的に責めたてたりすることは厳禁です。そんなことをすれば就活生はなおさら会社に対して悪印象を抱き、内定辞退の意思を覆す可能性はなくなってしまいます。内定者同士で区別しないという意味でも、内定者には過度な期待を抱くことはせず、淡々と冷静に接することが大切です。

3つ目として、辞退を引き止めるためにもっとも有効な手段は「面談をすること」です。電話やメールでの連絡では相手の表情を読み取ることができないので、なぜその学生が辞退するという考えに至ったのか、その理由を深く探ることは難しいものです。実際に会って話ができるように、面談の機会を設けましょう。ただし、相手に面談を持ちかけて、「御社よりも志望度が高かった企業から内定をもらった」というような前向きな理由で断られるなら諦めるしかありません。本人にとってより良いと思える未来が開けているのに、それを妨げようとする企業は嫌われるだけです。しかし、もしも理由を濁されるようなら、面談したい旨を伝えましょう。そこで気を付けたいのは、面談をするのはあくまでも相手が承諾したらの話で、無理強いしてはいけないということです。

面談場所はこれまで面接を行ってきた会社ではなく、学生の自宅付近でも構いません。話ができるほど静かであると同時に、学生にとって落ち着ける場所で話をすることが大切です。実際に話してみて、「この会社で働くイメージが持てない」ということであれば、まだ引き止められる可能性があります。採用側の情報提供が少なかったことを詫びた上で、当人と相談しながら対処法を模索しましょう。新たな資料を見せたり、興味のある部署の社員と話す機会を作ったりするなど、できることは色々あるはずです。

辞退を防ぐための事前対策

内定を辞退する連絡が来てから引き止めても、熟考した末に出した判断であることがほとんどなので、学生の気持ちを変えることはとても難しいものです。そのため、事前にそもそも辞退しようという気持ちを起こさせないための対策をしておくことが大切です。以下の4つの事前対策を行って、内定後の辞退数を減らせるように取り組みましょう。

1つ目は、「採用担当者は採用活動の最初から最後まで会社の顔であることを忘れない」ことです。学生にとってもっとも身近な存在となる採用担当者は、そのまま学生のとっての企業イメージとなります。常に清潔感のある服装を心がけて、「こんな人と一緒に働きたい」「この会社で将来的にこの人みたいになりたい」と思われることを目指しましょう。また、学生の立場ならどう感じるかを常に考え、学生に分かりやすい、一貫性のある採用計画を立てることも大切です。

2つ目は、「採用担当者と内定者がすぐに連絡がつくようにしておく」ことです。内定が決まってから入社式までの間に、内定者はさまざまな情報に触れて疑問を持ったり、「就職する」こと自体に不安を覚えたりするものです。そんな時に、就職活動中に会って会話を交わしたことがある採用担当者に気軽に相談できる環境が整っていれば、辞退することを検討し始める前に素早く問題を解決できます。内定者にとっては採用担当者といつでも連絡を取り合えるという安心感だけでも、その企業を身近に感じられるでしょう。最近では内定者のためにSNSや内定者専用サイトを利用している企業が増えていますが、定期的に情報を発信する際には「疑問点や不安に思うことがあったら、いつでもお気軽にご連絡ください」との一文を添えて、内定決定後もよりよい関係性を維持できるよう心がけましょう。

3つ目は案外盲点となりがちですが、「内定者同士の仲を深める工夫をする」ことです。企業に入社すれば、まずは現場に近い部署で経験を積むことがほとんどで、採用担当者と一緒に働く新入社員はごく一部です。そのため、入社後には採用担当者よりも同期社員の存在の方が大きくなります。そのため、内定者である期間に何度か内定者全員が集まる機会を設けることで、親睦を深めると同時に、互いの存在に刺激を受け、その会社で働く意欲が増すことが期待できます。内定者全員が集まる機会ではグループワークを多く取り入れて、内定者同士のコミュニケーションを促しましょう。また、早めの時間に終了することで、その後のプライベートの時間でも仲を深められるようにすると良いです。

4つ目は、「先輩社員と話す機会を設ける」ことです。内定者が入社してからどんな部署に配属されたいか、どのような働き方をしたいのか、イメージを膨らませるために重要なことです。企業パンフレットや資料を読むよりも、そこで働く社員の話を実際に聞く方が、圧倒的によく分かることは言うまでもありません。1日の流れや、やりがいを感じること、反対に苦労していることなど、少人数のグループで先輩社員の話を聞いたり、質問したりすることで、内定者は自分がその会社でどんな仕事をするのかを思い描きやすくなります。ただし、具体的に思い描くほど不安も大きくなるものなので、新入社員をフォローする体制があることや失敗した時の対処法についても、併せて伝えることが大切です。

まとめ

内定者が辞退する理由や事情はさまざまです。面接を重ねるうちに企業に対するイメージが変わってしまったり、途中で選考方法が変更するなどの一貫性が感じられなかったり、採用担当者と連絡がつかなくて不安を募らせたことや、その企業で働くイメージが持てないままでいることも、辞退へと結びつくことがあります。

内定辞退を止めるには、すぐに冷静な対応することが大切です。引き止められる可能性があると感じたら、面談をして内定者の疑問点や不安に思う点を解決できるように対処しましょう。

内定辞退を防ぐためには事前対策が重要になってきます。採用担当者は採用活動の最初から最後まで、会社の顔であることを忘れないでください。また、採用担当者と内定者がすぐに連絡がつくようにしておき、内定者同士の仲を深められる機会や先輩社員と話す機会を設けましょう。内定者に対し、きめ細かいフォローの姿勢を崩さないことが大切です。もし、内定後の対応について疑問点等あれば、弊社のキャリアプランナーが対応いたしますので、お気軽にご相談ください。

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