内定辞退防止のための対策法｜辞退理由から紐解く対策法を解説します

応募者の内定辞退事情

「内定辞退」とは、企業が内定通知を発行したにもかかわらず、候補者がその承諾を辞退したり、あるいは内定承諾書によって一度は内定を承諾したにもかかわらず、候補者都合で後から内定を辞退したりすることを指します。内定は労働契約の1つですが、辞退の意思を伝えてから2週間で契約の解除が可能なので、こうした事例も後を絶たないのが現実です。

企業は一旦出した内定を簡単に取り消すことはできないので、1つの内定を出すためには面接や試験といったいくつかのプロセスを経て、慎重に精査することになります。採用担当者からしてみれば、せっかく時間をかけて採用を決めた優秀な人材が、内定辞退によって他社に取られてしまうのは避けたい事態です。

しかし、応募した側が出された内定を必ず受けなければならないという決まりはありません。就職活動する人は同時に複数の企業を受けるのが普通ですから、より志望度の高い企業から内定が出れば、前にもらった内定を辞退してしまうということもあるのです。実際、一般的な企業では例年、内定辞退が2割程度発生します。むしろ内定辞退がゼロという企業は極一部に過ぎず、いくら採用担当者が対策を練っても防ぎきれないというのが現状です。

大規模採用の企業であっても、時間をかけて採用を決めた人材から辞退されてしまうのは痛手となりますし、少人数に絞って内定を出している企業にとっては、たとえ1人の辞退であっても大きな影響が出てしまうでしょう。なぜなら、もし内定辞退によって、採用予定の人数に達しなかった場合は、またイチから精査をやり直すことになってしまうためです。このようなことは、中小企業にも大手の企業にも、知名度があってもなくても起こり得ることなので、各企業の採用担当者は内定が確定するまで、なかなか気が休まることはありません。

応募者が内定を辞退してしまう理由と原因

応募者が、せっかく出た内定を辞退してしまう理由や原因にはさまざまなものがありますが、大きく次の5パターンに分類できます。

1つめのパターンは、「別の企業の内定をもらえた」という理由です。候補者は基本的に同時進行で他の企業の選考も受けているため、複数の内定をもらうことができた場合は、より条件の良い企業を選んで、残りは内定辞退ということになってしまいます。他社の選考状況はどうなっているのか、候補者にとって自社はどのくらい志望度が高いのかという点が、選考時の重要なポイントになるでしょう。

2つめのパターンは、「企業に対して警戒心や疑いの心を持ってしまった」という理由です。その原因として、「求人とは異なる選考方法だった」「面接時に横柄な態度を取られた」と感じたり、応募者の質問に対して企業側が明確に答えられなかったり、連絡に対する企業からの返答が遅かったりなどが挙げられます。

そのようなことが原因で候補者が不安を感じると、自社に対する評価がぐっと下がってしまい、「本当にこの企業に決めていいのか」と警戒心を抱いた結果、内定を辞退することにつながってしまうのです。

3つめのパターンは、「この企業で働くことについて不安を感じてしまった」という理由です。「本当にこの企業で自分が働いていけるのか」「新しい職場や人間関係に溶け込むことができるのだろうか」との不安や葛藤が先行して、働いているイメージを持つことができなくなってしまうというのが原因として挙げられます。

このような状態を「内定ブルー」と呼び、特に内定から実際に働き始めるまで日数がかかる場合に、色々考え込んで内定ブルーに陥った挙句、他の企業の選考を受けて内定を辞退する、というようなことが起こりやすいです。いかに企業側が内定後のフォローをしっかり行い、内定ブルーを防止できるかが重要になってきます。

4つめのパターンは、「求人と異なる条件や扱いに不満がある」という理由です。求人にはすべての労働状況が記載されているわけではないため、希望と異なる場合、内定辞退の大きな原因になりがちです。例えば、残業の有無やその時間、転勤の有無やその割合などは、働く者にとって気になる情報であるのに対し、はっきり記載されていないことも多い条件です。やる気を見せたい候補者からしてみれば質問しづらい内容であるため、内定が決まってから細かな実態を知ることによって、やる気をそがれ、内定辞退をしてしまうというケースが少なくありません。

5つめのパターンは、「自分や企業の将来性に不安を感じる」という理由です。例えば、「年収が低い」「キャリアアップが望めない」「企業の今後に成長の見込みがなく、安定性がない」など、事前に情報を調べて分かっていたとしても、いざ内定が出て現実的に考えた場合に改めて不安を感じ、それが内定辞退につながることがあります。特に、その企業が属する業界全体が低迷しているような時には、就職・転職を思い留まる事態が起こりやすいと言えるでしょう。いかに企業の基本となる部分がしっかりしていて、不利な状況にも強いということをアピールできるかが、内定辞退を防止するための重要なポイントとなります。

応募者の内定辞退を防止するための対策法

せっかく見つけた優秀な人材に内定辞退されてしまうことを防止するために、無理にでも引き留めたい気持ちは山々であっても、実際にそのようにしてしまうと逆効果となってしまいます。企業の採用担当者が候補者とのコミュニケーションを上手にとって、いかに信頼関係を築けるかがとても重要です。それは、内定を出した後から行うのではなく、選考の段階から行うことで、より効果を発揮します。そのための効果的なコミュニケーションとして、次の5つの対策をおすすめします。

辞退防止対策として1つ目に挙げられるのは、「選考中から真摯な態度・対応を心掛け、信頼関係を築く」ことです。選考中の候補者は期待と不安両方を併せ持っているため、ともすれば「他にも良い企業があるのではないか」と迷いが生じがちです。そんな時に、希望する企業の採用担当者から頻繁に相談に乗ってもらえたり、質問に真摯に答えてもらえたりなど、丁寧で素早い対応をしてもらえることで、強い信頼関係を築くことができ、気持ちのぐらつきも抑えられます。

候補者・内定者と信頼関係を築くためには、やりとりを行う際に気をつけておきたい点があります。それは、相手を「受け止めること」「認めること」「感情を共有すること」の3点です。「受け止めること」とは、候補者・内定者の発言や考えについて、内容の如何に関わらず反論や諭すことなどは一切せず、「うん、うん」と一度受け止めることです。そして、その内容を「○○ということなのですね」と認め（＝「認めること」）、「なるほど、それは○○でしたね」と、言葉と表情で内定者の気持ちを共有していることを示す（＝「感情を共有すること」）のです。その3点を経てから、最後に「私は○○だと思います」などと自分の意見を伝えます。

人間は、自分が考えを話すたびに、しっかりと受け止められ、共感してもらえているというのが分かると、相手の意見を素直に受け入れやすくなるものです。採用担当者と候補者・内定者の間でも同じことが言えるため、このようなコミュニケーションの積み重ねをすることが、確固な信頼関係の築きへとつながり、その結果が選考辞退を防ぐことになるでしょう。

内定辞退防止のための2つめの対策は、「内定に対して達成感を持ってもらう」ことです。これは、なぜ自分が内定をもらうことができたのかを、順を追ってしっかりと理解してもらうという意味であり、「自分の能力を評価してもらって、自分の力で内定を勝ち取ったのだ」と実感してもらうことが重要になってきます。そのためにも、面接時の質問が通り一遍のものにならないように、注意が必要です。志望動機をしっかりと確認し、入社後の展望について尋ねるなど、応募者個人についての質問を丁寧に行うことで、候補者は「自分自身について理解してもらった上で評価してもらえた」と感じることができ、その結果である内定に対して達成感を持つことが辞退防止につながります。

3つめの対策として挙げられるのは、「候補者になぜ内定を決めたのかを伝える」ことです。2つめの対策とは似ているようで少し異なり、「なぜ内定を決めたのか」を候補者本人に伝えることになります。候補者のどこを評価して、どのように期待しているのかを伝えることで、候補者は「自分はこの企業にとって必要とされている」と実感し、入社意欲を高めることができます。そのためにも、候補者に会社まで来てもらって内定出しを行ったり、社長から直接期待の言葉をかけたり、といった演出は効果的です。この時も、候補者全体へのサプライズではなく、候補者個人へのサプライズとして行うことが重要なポイントになります。

4つめの対策は、「候補者の周りの人（家族）へのフォローを行う」ことです。内定まで出ているのですから、内定の承諾について家族は関係ないと考えがちですが、いざという時に、家族の反対で他社の内定を決めてしまうといったことは少なくありません。そのようなことを防ぐためには、家族に対しても、自社への理解を深めてもらうことが大切です。内定ブルーに陥ってしまった候補者が家族へ相談した時に、「あの企業なら安心だよ」と後押ししてもらえるように、パンフレットなどを送って、よく知ってもらう機会を作ると良いでしょう。

5つめの対策として挙げられるのは、「候補者が内定を承諾した後も接触を図る」ことです。候補者が内定を承諾すれば安心というわけではないので、実際に入社するまでの間も、今までと変わりなく連絡を取り、定期的に会う機会を作りましょう。内定を承諾したからと会う機会が減ってしまうと、せっかく強まった信頼関係も崩れてしまい、企業への関心が薄れて、不安が強まってしまう原因になります。そのようなことを防止するために、研修や懇親会のような話せる場を設けることが効果的です。内定者交流会のような内定者同士のコミュニケーションの場（先輩社員も含めた、飲み会など）を作るのも、内定辞退を防ぐのにたいへん有効でしょう。職場での人間関係に関する不安も内定辞退の原因の1つなので、既に親しい先輩や同期の仲間がいることで、安心して入社の日を迎えることができ、内定辞退防止につながります。

5つめの対策で、実際に企業で行われている例としては、グループウェアを用いて頻繁にコミュニケーションが取れるようにしてフォローを行ったり、e-ラーニングによる研修で入社前からスキルアップのための学習を行うことで働く意欲を高めたり、最終面接後に数週間実際に働く期間を設けて「本当にこの企業でいいのか」と考える機会を与えたり、などが挙げられます。

まとめ

内定辞退は大企業・中小企業を問わず、どのような企業でも起こり得ることです。まず候補者・内定者との企業との間に信頼関係を築き、入社に対する不安や迷いを取り除くことが、そのような事態を防ぐことにつながります。

信頼関係は、事務的なやり取りだけでは生まれません。しっかりとした関係を築くためには、まめに連絡を取り、質問があれば丁寧に答え、時には悩みの相談に乗ることも必要となります。また、候補者に決めた際には、何故内定が出たのかということを、候補者全員にあてて伝えるのではなく、個人個人にそれぞれの理由を伝えることで、候補者はいかに企業から必要とされているかを実感することができるでしょう。

内定辞退を防ぐための最適な方法は、企業が求める人材によってさまざまであり、これだと1つに絞ることはできません。今までの内定辞退者の理由を見直し、選考時から内定を承諾後までのフォローの方法を改めて見直してみましょう。

弊社「ジールコミュニケーションズ」では、新卒・既卒・第二新卒・中途採用などの人材紹介サービスを行っています。選考前には求職者一人一人とじっくり面談を重ねているのでマッチング率が高いですし、内定後も入社までフォローしていくため、内定辞退率が低いのが特徴です。内定辞退をなくし、採用活動を効率化するために、ぜひお役立てください。

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