【人事向け】採用担当者としての心得と採用活動の質を上げる方法

採用担当者の役割と仕事内容

採用担当者にとって採用活動は業務の中心的な位置づけなので、できれば採用活動をスムーズかつ確実に進めていきたいものです。採用活動は経済動向や文化的価値観などの変化によりその都度影響を受けるため、その時のトレンドにあった最適な採用活動を行うことが大切です。採用活動を行う採用担当者にはどのような役割があるのでしょうか。業務内容はどうなっているのでしょうか。

採用担当者が担う業務上の役割は採用計画を立案し、自社にとって必要な候補者の採用をサポートするだけでなく、入社後のフォローに至るまでの仕事を担います。主な流れは次のようになります。

採用までの流れをみると、基本的にどの企業もほぼ同じ道を辿ることになるわけですが、採用計画に従って人材を確保するのは年々厳しさを増していることもあり、採用担当者にかかる重圧は高まる一方です。採用担当者の決定は候補者の将来を左右するものになるため、いわば人生に関わる業務と言ってもいいかもしれません。それだけにしっかりとした心構えで業務に臨む必要があります。

よく採用担当と人事担当の意味が曖昧になってしまうことがあります。それもそのはずで、企業によっては人事担当＝採用担当と考えているところもあるからです。人事部内の一部門として採用係を設定している企業もありますし、人事とは全く独立した採用部門を設定している企業もあります。大勢の社員を雇用する大企業では、後者を採用しているケースがほとんどです。

採用担当者の仕事内容は具体的にどのようなものが含まれるのでしょうか。

採用担当者の仕事の1つ目は、採用計画の策定です。採用担当者が行う仕事のスタート地点に位置するのが、採用計画の立案です。採用計画では、新規雇用や中途採用などの人数を設定し、目標に達するための具体的な方法を決定します。スケジュールを組む際には、複数の要素を考慮して、採用目標を達成できるようにしていきます。

採用担当者の仕事2つ目は、採用基準の設定です。自社の採用基準を設定するためにそれぞれの部署へのアンケートを実施します。どのような人材を求めているのか具体的に明文化することで、採用を決める際の材料になります。他にも採用したい人の人物像を決めたり、評価するための項目を決めたりと多岐に及びます。

採用担当者の仕事3つ目は、リクルーティングの方向性を決めることです。募集をかけてもなかなか応募者が現れないと悩む企業は少なくありません。応募者をより多く集めるために、リクルーティングの方向性を決める必要があります。どのようにして応募者を募るのか、具体的には求人情報サイトへの登録やSNSを利用したリクルーティング、説明会の開催方法などどのようなツールを利用して募集をかけるのか、といったことを決定します。

採用担当者の仕事の4つ目は、適切な人材を採用するための最適化です。新たに採用したものの、思ったような人材とはかけ離れた人だった、勤務してから間もないうちに離職してしまった、このような問題はどの企業にもあるかもしれません。適切な人材を確保し、離職率を抑えるのも採用担当者の仕事になります。人の心は読めないため、面接時にどのような人材を絞り込んで採用するのか、即戦力になりうる人材とはどのような人か、といったことを分析して、実際の採用に役立てるようにします。同時に採用を断る場合の断り方のアプローチなどについても、方向性や文面などを定めるようにします。

採用担当者の仕事5つ目は、求人票の準備です。仕事を探す人が参考にするのが募集に関する情報です。採用担当者は求人票を準備する責任を担いますが、求人票に書かれている内容次第で、候補者がどの程度集まるかが決まるため、重い責任を担っています。求人票を作成する場合、企業の募集内容を魅力的に感じてもらう必要があります。記入しなければいけない項目は決まっていますが、福利厚生や諸手当、勤務時間などは、求職者が応募するかどうかを決定する指標の一つになるということを意識して制作するようにしてください。

採用担当者は、面接日程の立案と面接担当官の選別も行います。採用担当者が面接官を担う企業もありますが、企業規模が大きい場合、採用担当と面接官はそれぞれ違う人が担当するケースが多いです。面接日程は自社のスケジュールを確認して、面接を行うのに最適な日程を選ぶようにします。併せて面接担当官のスケジュールとの擦り合わせも必要です。面接担当官を選定する場合、誰を選ぶのかも考慮します。ひととなりだけでなく、質問や会話のスキル、業務経験など多角的にチェックして、最適な人を面接官として選定します。

最後に、採用担当者は新たに採用が決まった新入社員の受け入れを進めるための準備を行います。入社式や入社後のオリエンテーション、新人研修などの日程や内容についても計画を練ります。採用担当者の仕事は新入社員の研修が終わるまで続きますので、なかなか気が抜けない仕事と言えるかもしれません。これ以外にも採用担当者が担う仕事は企業によって異なりますので、それぞれの企業の方針をよく理解し、それに従って仕事を行うようにしましょう。

採用担当者としての心得

もし自分が新たに採用担当者になるなら、どんなことを心得ておけばいいのでしょうか。企業にとって人材確保は必要不可欠な仕事だというだけでなく、より優秀な人材を確保することが企業の将来を左右することにもなるため、採用担当者が行う決定や計画は、会社に大きな影響を及ぼします。また、採用担当者は就職を希望する求職者と向き合う仕事になるので、自分がどのような立ち位置にいるかをしっかりと意識することが大切です。

1つ目に心得ておきたいことは、採用担当者が自社を宣伝する広告塔であるということです。採用担当者の主な仕事は、候補者の応募書類（履歴書、職務経歴書等）を受け取るだけでなく、書類に目を通して、応募者がどのような人なのかを把握することが関係しています。その過程においては、候補者と電話やメールでやり取りしたり、説明会を行ったりなど、自社の社員のだれよりも早く候補者に接することになります。言い換えれば、応募者が初めて接する自社の社員ということになるので、採用担当者の印象が企業の印象になることを忘れないようにしましょう。自分が企業の広告塔だという意識を持って採用活動に向き合うようにしてください。

採用担当者は、自社が選ぶだけではなく、選ばれる側でもあるということも覚えておきましょう。採用担当者は候補者の中から採用する人を選定します。この場合、採用担当者の目線は採用者を選ぶ立場になるわけですが、応募する人にも選ぶ権利があることを忘れてはいけません。採用の過程で応募者が自社に魅力を感じ、ぜひ働いてみたいという気持ちを起こさせることで、応募者も採用を受け入れられるようになります。その反対に応募者が自社に対して不快に感じたり、他の企業の方がより魅力的だと感じる場合、応募者が採用を辞退する可能性もあります。自社の魅力を伝える役割があることを意識し、選ぶだけでなく選ばれる側でもあるという認識を持ちましょう。

採用担当者は、応募者のレベルに合わせることも大切です。求人に応募する人のスキルや背景はさまざまです。未経験の人もいれば、すでに豊富な経験やスキルを有している人もいます。採用担当者が候補者と向き合うときには、相手のレベルに合わせた応対が必要です。未経験の人に対して専門用語を連発してしまうと、相手は困惑してしまいますし、話している内容を理解できない可能性があります。それとは逆に、スキルや経験がある人であれば、ある程度の専門用語を使用してもすぐに理解してもらえます。スキルが豊富な人には、その分野で経験のある担当者を面接官として選ぶなどの対策も必要です。

採用担当者は、常に誠実に対応する姿勢も忘れてはいけません。人材確保を急いでいる場合、相手に自社の魅力を伝える際にやや誇張して話してしまうことがあるかもしれません。仮に採用が決まったとしても、面接の時に話していたことと職場の状況に違いを感じ、あの時の話はなんだったのかと思わせてしまう恐れがあります。どのような場合でも、誠実な態度で接するようにして、誇張しすぎたりしないようにすることも心構えとして持っておくようにしましょう。

採用活動の質を上げるために心がけたいこと

採用目標を設定しているのに目標がなかなか達成できない、目標は達成できているけど人材の質がなかなか向上しない、このような悩みを抱えている採用担当者は意外と多いです。問題点を整理するだけでなく、採用活動の質を向上させるために何ができるのかを理解しておくようにしましょう。

最初にスピーディな対応を心がけましょう。採用活動には求職者が採用に至るまでのプロセスが全て含まれます。優秀な人材を確保したいのであれば、応募があった場合に速やかにレスポンスすることが必要です。優秀な人材というのはどの企業でも欲しがる人材です。しかもこのような求職者は確実に、自社だけでなく複数の企業に応募しています。応募があってもレスポンスが遅かったり、選考までに時間がかかったりすると、その間に他の企業に流れていってしまう可能性が大いにあります。できるだけスピーディに対応できるように心がけましょう。

企業の魅力を積極的にアピールすることも大切です。採用活動の質を向上させる上で心がけておきたいのが、自社の魅力を積極的にアピールする姿勢です。だれから見ても魅力的だと感じる企業は、求職者が殺到します。その魅力をどのようにアピールするか、その責任を担っているのが採用担当者です。自社には他社と比較してどの部分を誇ることができるのか、業績以外にも企業風土や歴史、社員の働きがいなどを分析して、積極的にアピールできるようにしましょう。魅力はどこかに隠れている可能性もあります。魅力を引き出せるように普段から自社のさまざまな面にアンテナを張っておきましょう。

強力な採用計画を立案することを意識します。離職者が相次いだので人員を埋める必要があるから募集を出す、このような姿勢で募集を出したとしても、魅力的な人材はなかなか集まりません。候補者も企業を見ていますので、採用活動を成功させるためにはより明確な採用計画を立てなければいけません。

そのためには、どのような人を採用したいと思っているのかを具体的に分析することが先決です。ある程度採用したい人の方向性が固まったなら、ペルソナを設定して、それに見合った人材を探すために求人票を作成するようにします。同時にこれまでの失敗点や改善点を振り返り、自社としてどのような人材を求めているのか、どのような人材は避けるべきなのかといった指標を明確にします。こうすることで、離職率を抑えられるだけでなく、より適切な人材を見つけられるかもしれません。

まとめ

採用担当者が採用活動の質を向上させるためには自分自身の役割をよく意識し、どのような仕事が関係しているのかをまずは把握するようにすることが大切です。採用担当者として心得ておくべき要素を理解して、自分に足りない部分があれば積極的に改善するように努めることが大切です。採用計画の立案は確かに骨の折れる作業ですが、より良い人材を確保できるとすれば、それが採用担当者にとっての仕事のやりがいにつながります。

採用担当者は企業の未来を支える立場にいるということを忘れないようにしてください。採用担当者としてここで取り上げた心構えを意識して業務に向き合うなら、仕事のやりがいはさらに向上しますし、自信へと繋がっていきます。新入社員が企業に馴染むための橋渡し的な役割も担うことになるためプレッシャーは大きいですが、採用活動の質を向上させることができれば、企業価値は高まり、あなたへの信頼もますます強くなるでしょう。

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