仕事のキャパオーバーはリスクが高い！？予防策も合わせて解説

仕事でキャパオーバーをする原因

仕事がキャパオーバーしてしまう原因は5つあります。原因の中でも、自分の仕事のやり方に問題があるのか、会社や環境に問題があるのかは見極める必要があるでしょう。仕事をスムーズに進めるためにも、キャパオーバーの原因を把握するのは大切です。

実力以上の業務をこなしている

自分の実力以上の業務に取り組んでいる場合、キャパオーバーになる可能性が高いです。特に、専門ではない業務の仕事を振られているケースでは、知識やスキルも足りないため、スムーズに仕事を進めていくのが困難になります。

仕事をしている本人よりも、任せている会社や上司に問題がある場合が多く、解決は簡単ではありません。自分の専門ではなかったり、実力以上であったりする仕事を任されたときには、きちんと仕事を進められるのかを考えておく必要があります。

1人で業務に取り組んでいる

コミュニケーションを取らずに、1人で業務を進めているのも一つの原因です。わからないことを相談できないため、詰まるポイントで、時間を余計に取られます。実際に、人に聞けば数秒で終わる問題も、時間をかけて調べたり、解決できなかったりします。

コミュニケーションが苦手・1人でできると勘違いなどの理由で、まわりを頼らない場合が多いです。結果的に業務が上手く進まずに、苦しい思いをします。

自分の実力を過信している

任された業務内容の見積もりが甘い場合は、キャパオーバーになりがちです。想定よりも仕事量が多く、結果的に仕事は終わりません。自分は要領がいいと思い込んでいる場合に陥りやすい原因です。

過去に大きな失敗を経験してこなかった方や、自分はできるとプライドの高い方は注意が必要になります。

人材不足

慢性的な人材不足も、仕事がキャパオーバーしてしまう原因の一つです。人材が足りていないので、通常なら分担される仕事も、1人で取り組まなくてはなりません。単純に仕事量が増えるため、手が回らなくなってしまう可能性が高いです。

サービス業・小売業・建設業などの業界は離職率の高さもあり、慢性的な人材不足が深刻な業界になります。会社単位だけでなく、業界単位でキャパオーバーのリスクが大きいでしょう。

上司のマネジメント不足

仕事は上司から任されることも多いです。上司の管理能力の低さが原因で、キャパオーバーしてしまう場合もあります。部下の能力を把握できていないため、適切な仕事が振れません。結果的に部下は手一杯になり、仕事を遂行できなくなります。

部下自身で解決が難しく、上司もマネジメントできないため、追い込まれてしまうケースが多いです。キャパオーバーの原因は、仕事をしている本人だけでなく、上司や会社の環境にもかかわっている場合があると、覚えておきましょう。

キャパオーバーが続くことによって起こること

仕事のキャパオーバーによる影響は大きいです。キャパオーバーの状態が続いていくと、心身への影響や会社への評価にも悪影響を与えます。キャパオーバーにならないためにも、どのような影響があるのかは理解しておきましょう。

体調悪化

仕事がキャパオーバーしている状態が長く続くと、体調にも影響します。

一例ではありますが、生活が不規則になる場合が多いため、身体のバランスも崩れていきます。

体調悪化により、さらに仕事が手につかなくなり、キャパオーバーの状況はより深刻になっていくでしょう。結果的に、体調悪化の加速や精神面への影響で、仕事をするのも難しい状態になっていきます。

スケジュール管理ができていないと認識される

まわりからキャパオーバーしていると判断されると、スケジュールを管理する能力がないと認識されます。とくに、上司からの評価は下がってしまうケースが多いです。今後、上司が重要な仕事やポジションを任せようと思う可能性は低くなります。

出世や昇進にも大きな影響を与える可能性があるのを忘れないでおきましょう。

自分に自信がなくなる

キャパオーバーの状態が続くと、自分に自信がなくなっていきます。仕事を上手く進められないため、自分には能力がないと感じるからです。自信がなくなると起こる弊害を紹介します。

正常な判断ができなくなり、さらに仕事への影響が大きくなります。最終的には、精神的に倒れてしまう可能性が高いです。

職場で孤立してしまう

キャパオーバーが与える影響は人間関係にも表れます。仕事ができないと判断されることにより、まわりから距離を置かれるようになるからです。

職場で孤立してしまうことで、状況はさらに悪化していき、自分だけでなくまわりにも迷惑をかけてしまう状態になっていきます。結果的に、さらに孤立してくといった悪循環になるでしょう。

通常期よりもミスが多くなる

仕事がキャパオーバーになると、本来はきちんとできる仕事でも、ミスが増えてきます。心身共に調子が悪くなり、正常な判断ができないからです。

ミスした場合に起こる結果の一例ですが、職場や会社に与える影響は大きいです。自分がキャパオーバーするとさまざまなところに負担がかかってしまいます。

仕事のキャパオーバーのリスク

仕事がキャパオーバーすると会社に起こるリスクを紹介します。キャパオーバーの状態が継続すると、会社全体にも影響が大きいです。会社的にも損失が増え、さらに厳しい状況に追い込まれていくでしょう。

業務に滞りが生じる

キャパオーバーする状態が続くと、全体の業務が滞ります。仕事が上手く進まないため、円滑に業務が回りません。次第に、会社全体がキャパオーバーになっていくでしょう。

会社全体で仕事の質が下がっていき、会社の信用もなくなります。

最初は数人のキャパオーバーから始まり、少しずつまわりに広がっていきます。部署全体から部署を超え、最終的には会社全体へと拡散していくでしょう。キャパオーバーがじわりじわりとまわりに影響を与え、会社としても機能していかなくなる可能性があると理解しておいてください。

チームに慢性的な欠員が出る

チームの慢性的な欠員も、キャパオーバーによって引き起こるリスクの一つになります。そもそもキャパオーバーになる原因として、人材が足りずに1人の仕事量が増えているケースが多いです。

結果的に、慢性的な欠員状態になっていきます。

人材不足の影響は大きいです。会社としてもブラック企業化してしまう可能性もあります。終わらない仕事・減っていく人材・信用の低下など、会社に与えるリスクは大きいです。

会社の離職率の上昇

会社の離職率の上昇も、キャパオーバーの大きなリスクです。離職率が高まると悪循環に陥ります。離職率が高まると起こる弊害を把握しておきましょう。

キャパオーバーして人材がいなくなるといった負のサイクルに入ります。離職率の評判は広がることが多いため、新たな人材を獲得するのも難しくなるでしょう。

評判の回復は簡単ではありません。離職率が高いといったレッテルをはられないように、会社としても仕事のキャパオーバーを防ぐために、行動する必要があります。

仕事のキャパオーバーを防ぐ方法

仕事のキャパオーバーを防ぐ方法です。抱えている仕事をどう進めていくのか、状況が厳しくなった場合に、どう対応していくのかを解説します。少しでもキャパオーバーしていると感じたら、振り返ってみてください。

業務に優先順位をつけて取り組む

自分が抱えている仕事の優先度を決める思考は大切です。どの仕事を優先的に進めていくかを決めると、やるべきことも明確になり、状況の把握もしやすくなります。具体的には、仕事を4つの区分に分類していきましょう。

キャパオーバーになりがちな方は、緊急な仕事に時間を取られてしまうケースが多いです。緊急でも重要度が低い仕事はたくさんあります。重要度の低い仕事を効率よく処理できると、重要度が高い仕事に使える時間が増え、円滑に仕事を進めていけるようになります。

定期的に自分の仕事について振り返り、優先順位をつけていきましょう。

断る勇気を持つ

自分の能力以上の仕事を抱えないのも重要なポイントです。引き受けた場合に、状況が厳しくなるなら、断る勇気も必要になります。断る場合には、「現在抱えているA案件が完了したら可能です」など、代わりの案を提示すると、印象も悪くなりにくいです。

自分の身を守るためにも、仕事の安請け合いは控えていきましょう。

同じチームや部署の仲間を頼る

キャパオーバーになりそうなときに、同僚や上司、部下を頼るのも有効な手段です。社会は持ちつ持たれつで成り立っています。厳しいときは、仲間に頼れるようになりましょう。そのためには、普段から頼みやすい環境を作っておく必要があります。

まわりを活かせるのも一つの能力です。自分で仕事を進める力も大事ですが、まわりと協力するならどうするのかなど、違った視点でも考えながら仕事をしていきましょう。

人材を確保してもらう

社内の人材だけでは、どうしても手が回らないケースは、人材を外部から確保してもらう必要があります。正社員でなくても、アルバイトやパートでの一時的な増員も検討していきましょう。採用活動は、すぐに対応が難しい場合もあるため、キャパオーバーが想定されたタイミングで、早めにアクションを起こす必要があります。

上司や上長に、なるべく早く相談しておきましょう。

身体を休める

社会人にとって、休息も大事な仕事です。休日はしっかりと休み、心身のメンテナンスをしてください。常に張り詰めた状態が続いていると、いつかは壊れてしまいます。休日にリフレッシュできるだけで、仕事のパフォーマンスも大きく変わります。

自分の体を守り、仕事を円滑に進めていくためにも、休めるときはしっかり休む意識を忘れないでいきましょう。

余裕のあるスケジュール管理でキャパオーバーをなくそう

仕事がキャパオーバーしてしまうのは、誰にでも起こる可能性があります。個人では解決できない問題も多いからです。キャパオーバーして壊れた心身や、信頼を回復させるのは簡単ではありません。

本記事で紹介したキャパオーバーのリスクを理解し、防ぐための行動を参考にして、ムリのない充実した毎日を送ってくださいね。

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