採用活動に割く時間がないと感じる採用担当者必見！有効な時間の使い方教えます

採用活動に割く時間がないと感じる原因

採用活動に割く時間がないと感じる担当者が多くなっているのは、単純に業務量が多くなっていることが挙げられます。以前は、求人よりも求職者の方が少なかったため、企業が募集を行えばたくさんのエントリーが集まりました。これは、小規模の企業でも地方部でも同じ状況でした。しかし、現在は売り手市場となっていますので、応募者があまり集まらないのです。そのため、いくつもの媒体を使って、情報を発信する必要が出てきています。大学への訪問や会社説明会、自社ホームページへの採用情報掲載といった基本的な媒体の他に、求人サイトへの掲載や人材紹介サービスの利用、オンライン広告の活用といった手法も使われています。同じ情報を発信するにしても、媒体が増えれば作業量は増加しますので、それだけ担当者の時間を奪うものとなります。

そして、採用活動の開始時期が早くなっているというのも、忙しさに拍車をかけています。以前は、新卒者への広報活動開始について、経団連によるルールが決められていましたが、それは撤廃されました。現在は、政府主導の推奨期間が設けられてはいますが、以前よりもルール運用が緩くなっている面があります。また、直接的な広報活動や応募をしないものの、インターンシップを活用して学生を呼び込む動きがされています。このように、周りのライバル企業が、早期に新卒者へのアプローチを始めていますので、囲い込みをされないよう自社でも早めの対応を迫られるという事情が生じています。そのため、年間で作業が少なくなる時期がほとんどなくなり、いつでもやるべきことが出てきているのです。それだけに、書類選考や面接調整や学生へのフォローといった、メインとなる採用活動に充てる時間がないと感じることが増えているわけです。

さらに、以前よりも応募者への丁寧なフォローが求められているという現実も、担当者の手間を増やすものとなっています。そもそも、応募者が少なくなっていますし、全体的な傾向として就職への意欲が低下している状況も見られます。多くの企業が1人の人材に内定を出すケースも珍しくないため、当然内定辞退者も増えてきます。そうなると、応募者を振るい落とすという作業よりも、優秀な人材を見つけて確実に入社してもらうようにフォローする企業側の努力が求められてきます。具体的には、丁寧に自社の魅力や条件の良さを説明したり、内定を辞退されないようにコミュニケーションをこまめに取ったりといった活動が必要となっているのです。

このように、採用活動そのものが忙しくなっていることや、作業が多く複雑になっていることが主な原因ですが、他にも理由があります。それは、多くの企業で部署のスリム化を図っていることです。人件費を削減するために、少ない人数でより多くの作業をすることを求めているのです。勿論、そのままでは業務は回りませんので、業務システムをIT化するなどして、効率的な作業ができるように改善しています。それでも、採用活動は自動化できない部分が多いので、人手が少ない分、担当者に多くの負担がかかってしまうのです。特に、人材評価などは、直接相手に会って確かめなければならない作業であり、採用活動はこうした対面での仕事が複数あるため、手間がかかるわけです。

採用活動に充てる時間の平均と採用事情

実際にどのくらいの時間を採用活動にかけているかを見ると、その負担の大きさが分かります。一般的な新卒採用の場合は、学生側から見ると大学卒業後の4月に入社で、これがゴールとなります。そこに至るまでの流れを見ると、大学3年生時の3月初めにはエントリー開始されます。その後、書類選考や面接は3月後半からスタートし、大学4年生の6月から7月にかけて、内定が決まります。そして、内定式を行うのが10月から11月にかけてです。そこから入社までは、辞退者が出ないようにフォローを行っていきます。このように、本格的な採用活動だけでも、入社の1年前からスタートするのです。

これに加えて、多くの企業ではインターンシップを実施しています。インターンは大学3年生の冬休みとなる12月から1月にかけて実施されることが多いです。場合によっては、サマーインターンシップで8月から9月にかけて実施することもあります。こうなると、インターンも含め、新卒採用が完結するまでに、1年8カ月程度の時間をかけているわけです。

さらに、個別のフローを見てみましょう。たとえば、合同説明会を実施する場合、土日や連休の2日間から3日間を費やします。時間としては、朝の8時からスタートし、夕方6時くらいまで行うのが一般的です。その中で、ブースや講演会場における全体説明、そして個別の面談を実施します。当日はこうした流れですが、そのために数か月前から準備することになります。さらに、イベント主催者との打ち合わせは、契約やブースの確認などのために何度も繰り返します。本番数日前からブースの設営準備、さらには数週間前からはプレゼン準備や資料作成などをします。

応募受付が始まり次第、膨大な量のエントリー書類を受け付けることになります。応募人数にもよりますが、基本的にすべての書類に目を通していくことになります。選考作業も含めると、1件あたり数十分は必要です。その後、面接となりますが、会場の手配を数週間前から、求職者との日程調整を数日前から行うことになります。面接にかかる時間は1人当たり30分から1時間程度です。個別の面接であれば、単純計算しても1日で十数人しか面接はできません。しかも、通常面接担当者は1人ではなく2、3人となりますので、その人数分の時間消費を計算しなければなりません。

このように、採用活動全体で見ても、かなり長い期間が必要となっており、長期的な戦略フローを進めていかなければなりません。そして、それぞれの過程で事前準備をしていくことになりますので、同じ時期にいろいろなことを同時並行で行う担当者はかなり忙しくなります。

こうした忙しさをもたらしている理由は、前述しているように求職者が少ないため、また内定辞退者が多い傾向にあるため、丁寧に採用活動をしなければならないからです。この点に、近年の採用事情の難しさがあります。まず、従来の広報活動の規模と手法では、十分なエントリー者母集団を作れないという事情があります。応募者が少なければ採用枠を埋めることができないかもしれませんし、採用基準を下げれば人材の質の低下につながります。そのため、応募者総数を増やすために、複数のルートを作る必要が生じているのです。また、自社だけでは難しい状況となっているため、有料の紹介サービスや就職イベント、就職サイトなどを利用する必要性も増しています。

もう一つの注目すべき採用事情は、内定辞退率が高くなっているという点です。辞退率は業界や企業によってかなり差がありますが、多くの場合、1割、2割という大きな数字になっています。それだけに、最初から内定辞退を見込み、多めの内定を出さなければならない事態が生じています。または、採用活動を一次と二次に分けて、内定辞退者の分を補うために追加採用をすることもあります。企業側としては、こうした予測と事前の備えをすると共に、辞退率を下げるための努力も求められているのです。

内定辞退率が高くなっているだけでなく、離職率の増加も採用活動に影響を及ぼしています。入社した新卒者もしくは中途採用者が、数か月で辞めてしまったり、休業状態になってしまったりするケースが増えています。これは、職場環境や業務システムなどに原因がある場合が多いですが、社員側のストレス耐性の低下や、正規雇用に対する意識の低下といったことも関係しています。そのため、いくら快適な職場環境を構築しても、離職者が出てしまうのは避けられません。また、年度ごとに区切った採用活動をすれば良いわけではなく、不定期での欠員補充という採用活動のニーズも高まっています。こうした事情の変化にも対応する必要があるため、より複雑な戦略作りが求められています。

有効的に時間を使う方法

今まで見てきたように、採用担当者はかなり忙しく、複雑な業務をこなしていくことになります。そのため、個々の作業を丁寧に行っていくだけの時間がないと感じるのも当然です。そこで、時間を有効に使う術を身に着けることが重要です。そのカギとなるのは、時間配分を事前に決めるということです。つまり、重要度の高いフローにはより時間をかけて、それ以外はシンプルに済ませるということです。

採用活動全体で重要度分けをするに当たり、最終的な内定受諾者もしくは入社人数とのパーセンテージを考えることができます。つまり、それぞれの活動で対応する求職者のうち、どれだけの割合で内定受諾者が生まれるかということです。たとえば、会社説明会に集まった学生のうち、内定者は1パーセントも出ないかもしれません。エントリー受付や書類選考の段階では、応募者のうち10パーセントあるかないかでしょう。面接時にはその割合は30パーセントから50パーセントくらいになるかもしれません。さらに、内定者のうち受諾するのはどのくらいかと考えると、8割くらいの確率になるでしょう。これらの数字は、過去の採用活動のデータを分析すればすぐに計算できるはずです。

どちらにしても、最も割合が高く、その数字を維持しなければならないのは内定者の受諾という過程です。内定を出すまでにはかなりの労力をつぎ込んでいますので、辞退が出たらその労力が無駄になり、非効率です。そこで、内定受諾率を上げるために内定者フォローという部分に、より時間をかけると良いでしょう。多くの企業では、会社説明会などにかなりの時間をかけるものの、内定が決まったから安心と、フォローがおろそかになる傾向にあります。しかし、それだと効率が悪くなり、より全体の消費時間が増えてしまうのです。

もう一つの効果的な方法は、業務の分散です。応募者の書類選考や面接といった評価は、普段から社員の人事評価をしている人事部が、豊富なノウハウを持っています。そのため、選考過程の時だけでも人事部門にサポートや、人員派遣をお願いすることができるでしょう。もちろん、新規採用と社員の評価は異なりますので、採用活動特有の評価基準について研修をすべきです。また、業務の分散は社内だけでなく、外部リソースを使うことも可能です。人材紹介サービスや採用代行などのアウトソーシングを活用することも検討してみましょう。

まとめ

採用活動は長期化かつ複雑化しています。それだけに、採用担当者の業務量は増えていて、必要な業務を行う時間がないと感じるようになっています。そこで、より重視すべきフローの選定など、採用戦略そのものの見直しをすることが重要です。同時に、社内外のリソースを十分に活用して、業務を分散していくということも検討したいものです。こうして、無理のない効率的な採用活動を行っていきましょう。弊社ジールコミュニケーションズも採用支援を行っておりますので、ぜひ一度ご相談ください。

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