【はじめての面接】面接官の心得と役割・仕事内容などを解説します

面接官の役割と仕事内容

面接官の仕事は、面接をすることだけではありません。もちろん第一の仕事は、面接を通して自社に合う人材かどうかを判断し、優秀な人材を見極めて採用に導くことにあります。しかし一般的に、1回の面接にかけられる時間は30分～1時間程度です。応募者数や面接段階によっては、もっと短い場合もあるでしょう。それほど短い時間の中だけで、応募者の本質を見極めるなんて到底無理です。

そのため面接官は面接で応募者と対峙する前に、まずは履歴書など応募書類の内容に目を通し、応募者の情報を下調べしておく必要があります。なぜなら短時間でその人の本質を引き出すことのできるよう、面接官は判断材料にできるような質問を、あらかじめ準備しておく必要があるからです。そうした下準備を整えたうえで、面接では応募者の履歴書などと照らし合わせながら、適切な質問によって応募者の本質を引き出し、自社に合う人材であるかどうかを見極めていきます。

また面接官の仕事は、応募者の中から人材を選考するだけではありません。応募者がこの会社に入りたいと感じられるように、応募者の希望と自社の魅力をすりあわせてアピールし、入社意欲を高めるという役割もあります。そのためには、自社の強みや社内規約や待遇などを、しっかりと把握しておかなければなりません。そうしたものを面接官が把握しておらず、応募者の質問に適切な答えを返せないと、のちのち内定辞退や早期退職といったトラブルに繋がることも考えられます。会社の制度や待遇などは毎年変わることもあるので、その都度会社と情報を共有し、最新の情報を持って面接に挑みましょう。入社前に適切に説明をしておくことで、その後のトラブルを回避できるのです。

またそのことから分かるように、応募者にとって面接官は会社のことをうかがい知ることのできる数少ない窓口であり、広告塔の役割も果たしています。面接官の対応次第では、会社のイメージを下げてしまう可能性もあるので、常に会社の代表という意識を持って行動するようにしてください。人材の見極め役に、入社意欲の高め役、広告塔の役割まで、応募者と会社の間で正しい橋渡しをするという重要なポジションにあるのが面接官です。社会人としてのマナーを守り、相手を尊重した適切な言葉遣いや態度で接しながらも、冷静な見極めと正確な判断ができることが求められます。

面接官としての心得

面接官の心得として大切にしたいのは、応募者を人として尊敬し、敬意を持って接する姿勢です。面接官は応募者を選考する立場にあるため、自分の方が優位であるかのような態度をとりがちですが、そういった態度を取ることはオススメしません。何故なら面接官が自分の方が優位にあるかのような意識を持ち、高圧的な態度で接したのでは、応募者が心を開いてくれないからです。そのため十分な意思疎通が図れず、応募者の本質を見極めにくくなってしまいます。

それに面接官が高圧的な態度で臨むと、応募者の自社に対する印象を悪くしてしまうことも大きな問題です。面接では、会社側が応募者を選ぶための情報を収集しているのと同時に、応募者側も会社を選ぶための情報を収集しています。そして、ぜひとも入社してもらいたい優秀な人材ほど、他社からも多くの内定をもらい、選べる立場にあるものです。面接官は会社の代表でもあるので、応募者から「この人がいる会社なら入りたい」と思ってもらえるような印象を与えられるように心がける必要があります。だからといって媚びへつらうのではなく、人として真摯な態度で接することが大切です。自社が一方的に選ぶだけでなく、選ばれる立場にもあることを理解していれば、応募者に敬意をもって接することができるでしょう。

また、応募者に好印象を与えるのは態度だけではありません。社会人の手本となるような身だしなみや仕草など、見た目からでも好印象を与えることができます。逆に言うと、身だしなみだけでなく、香りなどで不快に感じさせてしまう場合もあります。些細なことにも、十分な気遣いを心掛けたいものです。

そして面接では、応募者がリラックスして本質を見せられるような雰囲気を作ることが大切です。部屋の照明を明るくしたり、家具や装飾品などでリラックスできそうな雰囲気づくりを工夫するのもいいでしょう。緊張をほぐして話しやすくすることで、応募者の本音を引き出し、本質を見極めやすい状況を作ります。そういった空気感をつくることは、最終的に面接官としての役割を全うできることに繋がります。

面接の初めには親近感を持たれやすいよう口調や態度を柔らかくし、多少の雑談を交えるのも1つの手です。ただし、やり過ぎには注意が必要です。言っている内容がチグハグになると、応募者を不安な気持ちにさせてしまいます。特に会社の方針や方向性など、仕事に関する情報に関しては一貫性のある態度を示しましょう。また、応募者から受ける質問に即答できない場合も、曖昧に済ませるのでなく、誠実に応えるために後日必ず返答するようにします。

面接前に応募書類をしっかりと読み込んで、応募者の情報を把握しておくことで、様々な方向からの質問が可能になり、応募者の本質を引き出すことができます。そのためには応募者の話にしっかりと耳を傾けながら、その内容をさらに深掘りするような質問を、臨機応変に考えられる対応力も大切になります。相手を理解しようとする真摯な態度で接することで、応募者の心を開いていきましょう。

面接官としての責務を全うする方法

面接官とは、企業側の代表として応募者の面接を行う担当者のことです。応募者が自社の採用基準に合っているかどうかを見極めて、会社の求める人材を確保する役割を担っています。そのためにはまず、会社の求めている人物像と、その評価基準を明確に理解しておくことが大切です。面接を行う人が終始同じとは限らないため、明確な評価基準を定め、会社全体で情報を共有しておく必要があります。面接評価シートなどを使って進行することで、最終的に内定を出すときの参考にもなります。

また、会社の代表として応募者と最初に接することになります。会社の第一印象となるので、清潔感があり、いいイメージを持ってもらえるような振る舞いなど、見た目にも配慮しましょう。面接を行う場所も、部屋の隅やフリースペースを利用したような面接会場ではなく、きちんとした部屋を準備して、会社のイメージを損なわないような対応や工夫が大切です。

会社としての応募基準を把握したら、その基準に基づいて応募者の本質の見極めをします。見極めには履歴書の情報をもとに、あらゆる角度から気になったことを問いかけていきます。質疑応答の中で応募者の本音を引き出していきます。そのためには面接の仕方や環境にも工夫が必要になります。

面接が始まってすぐは初対面でもあり、面接ということで応募者は緊張しています。緊張していては応募者の本来の姿を見ることはできません。そのため、いきなり本題に入らずにリラックスできるように世間話などで気分を和ませて、話しやすい雰囲気を作ります。たとえば面接時の天気や面接場所までの道のりなど、わかりやすく、すぐに答えられるような簡単な質問で緊張を和らげます。質問の内容だけでなく面接官の表情からも穏やかな雰囲気を作り出せると、応募者は話しやすいでしょう。

自己紹介では職歴や仕事内容などを話してもらい、気になる部分で都度質問を繰り返して、理解を深めていきます。知ろうとする姿勢を魅せることで、応募者が自分を理解しようとしてくれていると感じることができます。入社後の希望や働き方などもしっかりと聞き出して、自社の現状と照らし合わせて、応募者の希望が実現できるかも把握しておきます。会話の中で入社後の仕事を想像できるような話ができると、入社したいという意思に導きやすくなります。

また応募者から会社に給与や残業など、入社後に気になることや、踏み入った質問は自分からは聞きづらいものです。そういった質問は面接官が先回りして伝えてみたり、面接官から質問を促したりするとよいでしょう。また聞きづらい質問が来たときでも、隠すことなく会社の現状をきちんと説明し、その上でこの会社に入りたいと思ってもらえるように、自社の魅力をうまく伝えるようにします。面接で、応募者が気になっていたことを解消できる様に進めていけると、消化不良のような後味の悪さを残さずに、好印象で面接を終えることができるでしょう。

そのために、面接官はコミュニケーション能力が重要になります。履歴書に書いてある内容だけでなく、何気ない会話の中から応募者の本質を見極めなくてはならないからです。また面接官には、面接が一方的に選考する場所ではなく、応募者から自社が見極められている場所でもあるということを認識して行わなくてはいけません。高圧的な口調で話すことはもちろん、個人の尊厳を損なうようなモラルに反する質問や、個人の人生観を押しつけるような質問、就職とは関係のない親族や出生に係る生活環境の質問、人権を無視するような質問はしないように注意が必要です。また、一通り面接官からの質問が終わったら、応募者からの質問がないかを確認しましょう。応募者からの質問は、本質に近い価値観などを含んでいることが多いので、できるだけ聞くことをおすすめします。そういった質問に対しての返答はあいまいにせずに、その時返答できなくても、後日必ず答えるようにします。面接時だけでなく、その後のフォローも大切にしましょう。

近年は対面以外にオンライン面接が増えています。オンライン面接は、面接官にとっても不慣れなことで、いままでとは準備などの方法も異なり、対面とはまた違った気遣いが必要になることもあります。オンライン面接で基本的なことでは、インターネットの通信回線を使用するため、いざという時にスムーズに行えるよう事前に通信回線の動作確認が必要になります。面接官同士での確認や、面接ツールは応募者と事前に操作方法などを共有して、予定日時には全員がスムーズに面接を始められるように準備しておきましょう。また回線トラブルなどに備えて、応募者とは電話番号などWebツール以外の連絡方法も確認しておくといいです。回線が途切れた時など、すぐに電話で連絡ができると応募者も安心します。

また、オンライン面接の最中は、目線はカメラに向かって話すようにします。なぜなら画面の応募者を見ながら話すと、応募者から見た時に面接官と目が合わないからです。オンラインではありますが、対面時と同様に、緊張感や雰囲気を持って同じように面接ができるように工夫しましょう。またオンライン面接開始時には、面接官は先に入室し事前に待機しておきましょう。対面面接時と違い同じ場所にいないので、応募者が先に入室した場合、面接官が居ないと日程を間違ったのではないかと不安になるからです。またパソコンのクリック音やタイピング音が途中で聞こえると、面接の集中を妨げます。パソコン操作を途中で行わなくていいように、作業がある場合は前もって片付けておきます。面接終了後は面接官が先に退室してスムーズに終了を促します。気が付きにくいですが、面接官のさりげないリードが、面接全体のムードを成功に導きます。

こういったことでもわかるように、オンライン面接であっても面接官の役割は同じです。ただ画面を通してなので、対面よりコミュニケーション能力の高さが求められます。画面を通しての印象や、通信回線の状況にマイクの性能など、対面の面接と違って相手に与える印象が大きく異なることがあり、そうした状況下の面接であることも考慮して、応募者の本質を判断しなければいけません。逆に応募者に与える印象も違ってきます。対面の面接時よりも少し大げさなリアクションをするなどして、リラックスできる雰囲気を作る工夫をするといいでしょう。

まとめ

応募者が面接を受けるために質疑応答の練習や企業研究などをするのと同様、面接官も応募者の情報収集や会社との情報共有など、面接に向けて事前準備をします。同じ立場で真摯に向き合うことで、互いの本質を見極め、良い結果に導くことができるのではないでしょうか。また、面接の場所や方法が変わっても、面接官の心得は変わりません。その場に合わせて臨機応変に対応し、役割を果たすことができることが大切です。面接官の配慮次第で、応募者の自社に対する印象は大きく変わります。会社のために優秀な人材を採用できるよう、面接官自らが工夫し、応募者の本質を見極められる環境を作りましょう。

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