応募者はなぜ選考辞退をするのか？理由から紐解く対策法を解説します

応募者の選考辞退理由

選考辞退は応募者それぞれの状況によるものですが、代表的な理由として、以下の4つが挙げられます。

1つめは、「他の企業から内定が出た」という理由です。応募者は1社だけではなく、複数の企業に同時に応募し、比較検討しているのが普通です。そのため、いくら自社が順調に面接などの話を進めていたとしても、もっと志望度の高い企業やもっと好条件の企業から内定をもらえ、自社の選考を受けるまでもないと判断されると、選考前でも辞退されてしまうことがあるのです。

2つめには、「応募者の希望条件と異なっていた」という理由があります。応募前に求人情報や企業のサイトなどで、自分の希望条件と合うかどうかを確認していたとしても、応募後に改めて考えてみて「違う」と判断されてしまい、それが選考辞退につながることがあるのです。中には、むやみやたらに多数の企業に応募し、書類選考が通った後に改めて考えるという求職者も結構います。そうした応募者が多数を占めてしまうと、本来選考を続けるべきだった候補者を取りこぼし、それまでにかけた労力や経費が無駄になる恐れがあるので要注意です。

3つめの理由として挙げられるのは、「採用担当者への不満」です。いくら職場の立地や給料などの条件が良くても、実際にその企業で働くとなった時、それだけが大切なことではありません。求人情報だけでは分からない人間関係は、長く働くための大きな判断材料の1つになります。そのため、採用担当者からの連絡が不親切だとか、面接で横柄な態度を取られたと感じると、応募者はそのような人たちと共に働くのを嫌がり、選考辞退を選ぶということになりかねないのです。

4つめには、「日程の調整がうまくいかなかった」という理由が挙げられます。先程も述べた通り、応募者は複数の企業に同時進行で就職活動を進めているので、面接の日程調整は重要なポイントとなります。企業の所在地の近くに住んでいて、時間の自由が利き、いつでも出て来られる応募者ばかりではありません。例えば他県に住んでいて時間やお金がかかってしまう場合、応募している複数の企業の面接を近い日にまとめたい、と考えるのは自然なことです。そのような時に、面接の候補日として挙げられる日が少ないなど、融通が利かず、他社の面接日と合わせられないでいると、仕方なく選考辞退につながってしまうのです。

これら以外の理由としては、「悪い評判や噂をネットで目にした」「希望とは異なる職種からスカウトメールが来た」などといった応募した企業への不安や不満の他、「現在勤めている企業から引き留められた」というものもあります。

このようなさまざまな理由から起こる選考辞退に対して、対策をしている企業はまだ3割程度です。これ以上の痛手を防ぐためにも、早めに手を打つ必要があるでしょう。

応募者の選考辞退を防ぐための対策法

どのような理由であれ、選考辞退を防ぐために最終的に大切なのは、応募者に「それでも入社したい」と思ってもらうことです。これができないと「選考を続けるまでもなく、辞退してもいい企業だ」と判断されてしまいます。せっかくの優秀な応募者を他社に取られてしまわないように、選考辞退の理由から対策を考えましょう。選考辞退を防ぐための具体的な対策としては、次の4つの方法がおすすめです。

1つめの対策として挙げられるのは、「求人情報の見直しを行う」ことです。応募者を募るための求人情報には良い情報を優先して掲載してしまいがちですが、求職者が求めているのは耳障りのいい内容だけではなく、職場環境や仕事内容についての豊富な情報です。あまりにも希望条件と実情がかけ離れていると、入社後にそのギャップから離職につながりかねませんし、選考中も応募者の不信感を招きかねません。

魅力的なところだけではなく、勤務時間や残業の有無、転勤の有無、役職の年収や昇給の基準など、実情に基づいた情報を分かりやすく掲載しましょう。それによって、求職者が実際に入社した後のことを現実的に考え検討しやすくなり、余計な不安を感じさせないようにすることができます。

2つめに、「丁寧な対応を心掛ける」ことが挙げられます。応募者が求人情報や企業のサイト以外で最初に企業を判断するのは、応募に対する企業からの対応です。採用担当者からのメールの返信があまりにも簡潔だったり、反対に長すぎたり、通り一遍の形式的なものだったりすると、複数応募した企業のうちで大して印象に残らず、ともすれば悪いイメージがついてしまうこともあります。

そのような事態を防ぐために、メールは簡潔過ぎず長すぎず、そして頻繁に送るようにしましょう。また、質問などにもできるだけ早く、かつ丁寧に対応することが大切なポイントです。コミュニケーションを積極的に取って、不安を取り除き、信頼関係を築くことが内定決定へとつながります。

3つめの対策は、「選考の工程を改良する」ことです。面接まで日が空いたり面接の回数が多かったりなど、選考工程や選考日数が多くかかると、応募者が負担に感じます。また、各工程の合否通知や次の工程までの待機時間が長いと応募者が不安になり、他社に目移りして、選考辞退を考える原因になりかねません。

面接日程の連絡をはじめとした諸々の連絡をできる限り早めに行うようにして、少しでも不安を感じさせないようにすることが大切です。そして、面接の回数を減らしたり、1回目はオンラインや電話での面接にしたり、応募者の負担を減らし、期間も短くする工夫をしましょう。

4つめは、「面接日程の候補日を複数用意する」という対策です。複数の企業へ同時に応募していた場合、面接日程が重複してしまうと、応募者は優先度の高い企業を選んでしまいます。そのようなことを避けるためには、応募者が希望する面接の日程に、柔軟に対応できるようにしておくことが効果的です。事前に聞き取りを行い、日時を幅広い選択肢の中から選んでもらえるようにしておくと良いでしょう。

また、面接日の前日に連絡をすることもおすすめです。うっかり忘れてしまうのを防ぐことができるのと同時に、選考辞退を考えているかどうか、応募者の意思を確認することができます。

選考辞退を事前に防ぐために意識したいこと

選考辞退を防ぐために具体的な対策を考えるだけでなく、根本的に企業側が意識しておかなければならない大切なことが4つあります。

1つめは、「面接は重要である」ということです。企業側にとっても面接は選考の工程における重要な1つの判断材料ではありますが、応募者にとっても、複数受けたうちの志望順位を左右する判断材料として、面接内容が非常に大きな割合を占めているためです。

面接には、「応募者の能力や経験を詳しく知ることで評価を行う」「応募者が求める自社の情報を提供し、入社意思を固めてもらえるようにする」という2つの目的があります。しかし、1つめについては行われていても、2つめについては不十分な面接になってしまうことが少なくありません。「求人を見て応募してきている＝自社に関心がある」という考えから、自社のアピールをするよりも、応募者の情報を得ることを優先してしまいがちだからです。しかし、それは応募者の入社意欲を高めるチャンスを逃してしまう、もったいない行為だと言えます。

入社意欲を高める面接にはいくつかのポイントがあり、企業側が意識しなくてはならない2つめの大切なことにつながります。それは、「求職者を尊重する姿勢を忘れない」ということです。

面接は企業が応募者を選考する機会であると同時に、応募者も企業を選考しにきているのだと意識することが大切です。応募者からしてみれば、もし条件に大差がなければ、そっけない態度を取る面接官がいる企業よりも、丁寧な対応をしてもらえる企業の方が好印象となり、志望度が上がるのは当然のことでしょう。つまり、面接時に自社の良いところを伝え、アピールすることももちろん必要ですが、面接時の印象を上げることも同様に重要となるのです。

面接時の印象を上げるためには、「面接の最初に、面接へ来てくれたことに対してお礼の意を伝える」「穏やかに応募者の発言に相槌を打つなどして、威圧感を感じさせない、話しやすい雰囲気作りを心掛ける」など、応募者への心遣いの態度を示すことが大切です。面接中には面接官が応募者との共通点を話すなど、親近感を持たせる工夫をしましょう。そうすることで応募者が知りたい情報や不安に思う点など、素直に聞きやすい雰囲気を作り出すことができます。また応募者のどこを評価し、期待しているのかを伝えると良いです。面接官としてだけではなく企業を代表する人間として応募者と接することと、数多くいる応募者の中の1人としてではなく個人に合わせた質問や会話をしながら、入社に関する不安をできるだけ取り除くことが、選考辞退の防止につながります。

このような応募者を尊重する姿勢は、自社のイメージアップにつながります。それだけでなく、仕事についての良いところも大変なところも含めて応募者からの質問に真摯に答えることで、企業理解を深め、入社への不安を減らすことができます。面接で企業の雰囲気を実際に感じ取り、知りたい情報を得られ、手ごたえを感じることのできた応募者は、入社後の展望を具体的に描きやすくなるでしょう。それが志望度を上げることにつながるのです。

こうしてさまざまな対策によってようやく内定を出しても、そこでフォローを終わらせてしまっては内定辞退につながりかねないので、更に注意が必要です。内定の候補者は、いざ内定が出てから、より具体的に入社後のことを考え、不安に思うことがあります。そのような不安を解消するために、相談しやすい環境や雰囲気作りを引き続き行っておくことが大切です。必要があれば実際に会って、入社後の希望する雇用条件などの再確認を行いましょう。そのように内定者の不安を取り除くことが、内定承諾につながるのです。

まとめ

内定辞退の割合は年々増加傾向にありますが、内定に至る前の選考段階での選考辞退についてもその割合は高くなっています。「この企業は優先しなくてもよい」と判断されることで選考辞退は起こってしまうため、優秀な人材を確保するためには、応募者にそう思わせないことが重要です。

選考辞退を防止するための対策としては、求人情報の見直して正確な情報を伝えるとともに、面接の日程の多様化や選考工程の簡略化など、応募者の負担を減らす工夫をすることが大事なポイントです。

また、実際に応募者に接する役員や採用担当者の態度も、対策の対象となります。応募者にとって、面接で会う人はその企業の顔です。応募者が話しやすい会話や雰囲気作りを心掛け、口調が高圧的にならないように気を配りましょう。企業側も応募者から評価されているということを念頭に置き、応募者を人として尊重する気持ちを忘れないようにしてください。

弊社「ジールコミュニケーションズ」では、選考前も選考中も求職者と企業の間に入ってしっかりコミュニケーションを図り、志望度を上げるべくサポートしていくため、選考辞退の起こりにくい人材紹介サービスを実現しています。選考辞退を失くし、採用業務を効率化するために、ぜひお役立てください。

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