【面接官向け】面接のやり方と面接官としての役割・成功のカギなどを紹介します

面接官の役割とは

面接官の役割は、複数いる求職者の中から誰が最も自社に適した人材かを見抜くことです。求人に対して応募する求職者はみな、緊張して面接に臨むものです。その状態から、求職者の本音を引き出すことは、決して簡単なことではないでしょう。緊張している求職者をリラックスさせ、話しやすい雰囲気を作るのも、面接官の役割です。

テレビや映画などのシーンでは、企業の社長や役員たちが求職者を囲んで行う面接のシーンを目にします。こうした面接では、残念ながら求職者から本音を引き出すことは難しいでしょう。面接官に与えられている「求職者の適正や素質を見抜く」という役割を考えると、こうした面接のやり方は賢明ではないかもしれません。

各求職者に実施する面接の回数は、企業によって異なります。中小企業の場合、面接は1度のみという企業が多いです。この場合には、人事担当者もしくは会社の社長が直接面接を行うことになります。

しかし大企業になると、面接の回数は複数回あるのが一般的です。これは新卒就職でも経験者の転職でも同じで、最初は人事部の採用担当者が行い、人事の目線で求職者をある程度絞り込みます。これは、自社の社員として迎え入れるのに当たって、問題のない人物かどうかを確認する役割です。面接が複数回にわたる場合は次に、採用後に配属されるであろう部署の社員が、より専門的な知識やスキルを判断する目的で面接を行います。この面接では人事目線ではなく、より専門分野に特化した面接内容となるのが特徴です。そして最後に、企業の重役もしくは役職者が最終面接を行った上で、正式な採用が決定します。

面接を複数回行う場合、それぞれの面接ごとにどんな視点で求職者を見極めるかが異なります。面接のやり方を決めたり、どんな質問をするかに関しては、自身の役割を正しく認識したうえで決定する必要があるでしょう。

それでは、面接官は具体的に、どんな心構えで職務を遂行すればよいのでしょうか。

1つ目の心構えは、求職者の価値観を見抜くと同時に、社風に合うかどうかを判断することです。企業にはそれぞれ、社風やカルチャーがあります。できるだけ職場の雰囲気や価値観に近い人を雇用したほうが職場になじみやすく、長く働き続けてもらえる可能性が高いです。どんなに優秀な人材でも、社風に合わない人を雇用すると、働き始めてから本人及び職場にとってマイナスの影響が懸念されます。

2つ目の心構えは、求職者のポテンシャルを見抜くことです。求職者が持っているスキル、これまでの経験や実績に関しては、履歴書や職務経歴書に記載されています。しかし、それだけではポテンシャルを見抜くことはできません。求職者の考え方や姿勢、アプローチ方法などは、面接という場所でコミュニケーションをとることによって感じ取ることができるものです。面接官は短い面接時間の中で、その人物にどのようなポテンシャルがあるのかを見抜き、企業にどのように貢献できるかを見極める必要があります。

3つ目の心構えは、面接官の態度や姿勢、そして言動の一つ一つが企業の顔となることを忘れないという点です。求職者にとっては、面接から受ける印象がそのまま、その企業に対する印象となります。そのため、面接官の服装や言葉遣い、態度ややる気などは、そのまま企業への評価となるでしょう。もしも面接官がやる気のなさそうな態度をしていたら、求職者は「そんな職場では働きたくない」と感じるかもしれません。そうすると、優秀な人材がほかの企業へ流れてしまい、企業にとっては大きな損失にもなってしまいます。

基本的な面接の流れとやり方

面接を行う際には、まず基本的な面接のやり方を把握しておかなければいけません。求職者一人当たりにかける面接時間はどのぐらいかを決めたうえで、どんな質問にどのぐらいの時間をかけるかという点を決めましょう。

面接においては、最初にアイスブレイクと呼ばれる雑談のような会話を入れるのが一般的です。大抵の求職者は、面接に当たって緊張しています。そのため、アイスブレイクによって緊張をほぐし、リラックスしてもらうのです。そうすることで、求職者が心を開きやすくなり、本当の人柄を引き出しやすくなります。また、アイスブレイクにはその場の雰囲気を和ませる役割もあるため、面接の途中に入れることもあります。

アイスブレイクとして用いる内容は、基本的には何でも構いませんが、当たり障りのない雑談の範疇にとどめておくことが大切です。例えば天気の話や、迷わずに場所が分かったか、電車や道路は混雑していなかったかなどは、多く用いられる話題です。アイスブレイクの会話に意味を持たせる必要はなく、緊張している求職者が深く考えることなく答えられる話題が良いでしょう。

またアイスブレイクでは、求職者をリラックスさせるために、軽い笑いを誘うというテクニックもあります。ただし面接の場ですので、ふざけすぎた雰囲気にならないよう注意が必要です。求職者が対応に困るような、寒い冗談もいけません。大笑いを狙うのでなく、会話の中で自然に微笑みを誘う程度におさえておきましょう。

アイスブレイクでその場の雰囲気が和んだら、いよいよ面接の本題に入ります。面接官の中には、簡単に面接官自身の自己紹介をする人も多いです。自己紹介と言っても名前と役職、担当している業務を簡単に述べるといった程度です。同時に、企業としての事業内容や今後の展望なども簡単に紹介します。この時には、求職者がどのように話を聞くかという態度や姿勢を観察すると良いです。面接官の目を見て話しを聞いているか、うなずくことはあるかなど、聞く姿勢から求職者がどの程度のビジネスマナーを心得ているかを予測できます。

また、面接官の自己紹介は、その場の雰囲気を和ませる役割もあります。自分を面接する人間がどんな人物なのかを知ることによって、求職者はより安心できるのです。

面接官の自己紹介を終えたら、いよいよ求職者に対して質問をしていきます。基本的には、提出されている履歴書や職務経歴書の中から気になる点や関心のある部分を抽出して質問を投げかけますが、そこからさらに掘り下げた質問をしてもOKです。求職者が配属されることとなる部署の社員が面接官の場合には、ここで専門性やスキルに関しての質問を行うことになります。より掘り下げた質問ができるのは、専門分野に精通している社員が面接官となるメリットと言えるでしょう。

面接の場において、話が盛り上がることは決して悪いことではありません。しかし、面接の目的からずれてしまわないように、これだけは聞かなければいけない最低限の質問事項は、忘れないようにメモしておきましょう。例えば志望動機や自己PRなどは、求職者の本音や人間性を垣間見ることができる重要な質問です。

一通りの質問を終えたら、最後に求職者からの質問を受け付けましょう。求職者は、職場の雰囲気や企業内カルチャーなど、求人広告とネット検索では見つからない情報を知りたいと考えているものです。質問を受け付け、率直な意見をストレートに答えることで、信頼できる企業という印象を与えることができます。

もしも面接での会話中に、求職者が知りたがっていると感じる部分があれば、「最後にXXXについてご説明しましょうか？」と面接官の側から提案しても良いでしょう。「何が質問はありますか？」と求職者からの質問を促しても良いですが、面接官が行間を読むことによって、とても丁寧な対応をしてくれる企業だという印象を与えられます。

求職者からの質問が一通り済んだら、いよいよ面接は終了です。ただしその前に、条件面などの事実確認を忘れずに行いましょう。例えば面接が複数回に及ぶ場合には、次の面接が可能な日取りについて聞いておいたり、転職希望者であれば入社可能になる日程や希望する年収などを確認します。採用の選考過程においては、求職者からの条件や希望も考慮したうえで、適切な人材を採用することになります。

面接を成功させるためのポイント

面接官として面接を成功させるためには、どんなポイントを押さえたら良いのでしょうか？

1つ目のポイントは、実際の面接を行う前に資料にきちんと目を通しておくという作業です。例えば履歴書や職務経歴書、そのほか適性検査の結果については、事前に内容を把握しておきましょう。前職や現職の勤務先についても、ホームページなどでざっくりとした情報を収集しておくことで、面接時にどんな質問をするべきかが見えてきます。

事前にこれらの書類に目を通すことは、話題作りという点でもメリットが期待できます。書類に目を通すことによって、求職者の背景をより鮮明にイメージしやすくなるでしょう。その中では、面接官自身との共通点を見出すことができたり、共通の話題が見つかることも考えられます。面接の際に、求職者をよりリラックスさせる目的でそうした話題を提供することも、面接を成功させるためのポイントと言えます。

求職者との共通項については、例えば住んでいるエリアが近いとか、趣味や特技に関するものなど、履歴書に記載されている内容を部分的にピックアップしても良いです。出身大学が同じなら、その共通項で軽く質問をしても良いかもしれません。

2つ目のポイントは、自身が求職者の何を見るべきかを正確に理解したうえで面接に臨むという点です。特に、複数回の面接を行う企業の場合には、それぞれの面接官に与えられている役割は異なります。求職者の性格や価値観を見極めるべきなのか、それとも専門的なスキルや知識に関して見極めたりポテンシャルを考察するべきなのかによって、どんな質問をするべきかという点は変わるでしょう。

求職者を見極める際には、自社の文化や社風、職場の雰囲気や価値観についても理解している必要があります。自社のニーズとマッチする人材を見つけることが、面接官に与えられた役割です。また、企業にとって人材を採用することは投資でもあります。そのため、少しでも長く働いてくれそうな人材かどうかの確認もしなければなりません。これまで複数回の転職歴がある人に対して、多くの面接官が理由を質問するのは、そのためです。採用して人材投資しても、同じような理由で再び離職されてしまうのでは、自社の利益にならないのです。

3つ目のポイントは、求職者の判断基準や価値基準を見極めるという点です。面接は、企業が求職者を見極める場となるだけでなく、求職者が複数の企業の中から自身にマッチした職場を見つける場でもあります。特に優秀な人材になると、複数の企業から内定をもらう可能性が高いです。せっかく自社から内定を出しても、ほかの企業に取られて、辞退されてしまうリスクもあります。そうしたリスクを避けるためには、面接の場を活用して求職者から本音を引き出し、転職活動の状況や転職先を決める基準やポイントなどを聞くという方法が有効です。

面接においては、求職者に対して「就職活動（転職活動）の状況はどうですか？」と質問したり、「弊社は第1志望ですか？」「ほかにどんな企業で面接をうけましたか？」などの質問をすることがあります。もちろん、質問することそのものはNGではありません。しかし求職者の中には、詮索されていると感じて不快に思ったり、その企業に対してマイナスの印象を持ってしまう可能性があります。その点は、注意したいものです。

求職者の価値基準を見極める際には、「過去にどのような失敗をして、どのように乗り越えたか」というような質問が効果的です。人間誰でも、失敗することはあります。それをどのように乗り越えたかによって、求職者が問題や困難にぶつかったときに、どんなふうに解決策を見出すかという姿勢が分かるでしょう。

まとめ

面接官の役割は、面接を行う求職者の適正や素質、ポテンシャルを見極めると同時に、社風や職場のカルチャーにフィットした人材かどうかを判断することです。優秀な人材でも、社風に合わない人材では職場の雰囲気にとってマイナスの影響が出てしまうかもしれません。求職者の本音を引き出すためには、できるだけリラックスした雰囲気の中で面接を行えるように、どんな話題を提供するかを工夫したり、求職者との共通項を見つける作業も効果的です。

弊社「ジールコミュニケーションズ」では、求職者一人一人とじっくり面談を重ね、マッチング精度の高い人材紹介サービスを行っています。面接官不足、面接ノウハウの不足にお悩みの企業様は、ぜひご相談ください。

ジールコミュニケーションズでは、新卒・既卒での就職活動、第二新卒、中途で転職活動をはじめ、企業向けの採用支援や学校・キャリアセンター向けのサポート支援を行っております。豊富な実績や手厚いサポートによってお客様に向き合った支援サービスをご提供いたします。
お問い合わせよりお気軽にお悩みや希望をご相談ください。