選考辞退防止をしたい人事必見！応募者の辞退を防ぐための対策法を教えます

応募者の選考辞退事情

選考辞退にはいろいろな形があります。例えば、応募してきた人と面接の日取りまで決めたものの、当日の面接に応募者がやって来ないということもあります。他には、途中までは良い感じで面接や試験などが行われていたものの、ある時から急に連絡が途絶えてしまい、その後も全然連絡が取れなくなってしまうということもあります。急に連絡が取れなくなるのは、社会人としても非常にマナーが悪いことですが、残念ながらそのような事例はたくさんあります。

もちろんきちんと連絡をしてくれる人もいますが、面接の直後に辞退をする人もいます。それならば最初から面接も断ってもらえれば良いのにと感じますが、選考辞退や内定辞退という問題はしばしば起きてしまうものです。これはどんな企業や人材であったとしてもそうであり、採用活動において選考辞退は付き物であると考えておくことは必要なことです。

しかし、これらの問題をある程度防止することは可能です。そのためには、なぜ選考辞退の問題が生じてしまうのか、その理由や原因を理解しておき対策を立てておくことが大切です。そもそも基本的に理由なくして選考辞退をする人もいないので、辞退する背景には様々な理由や原因が必ず存在します。全てのケースに完璧に対応することはできませんが、選考の辞退につながる理由や原因のうち主要なものを把握しておくことで辞退防止に役立ちます。

応募者が選考を辞退してしまう理由と原因

応募者が選考を辞退してしまう理由には、主に以下のような4つの理由が考えられます。その原因についても記載しておきますので、参考にしてください。

選考辞退の理由1：「他社の内定がもらえたから」

一つ目の理由は「他社の内定がもらえたから」というものです。基本的に就職活動をしている人は、複数の企業に並行して応募して選考を受けています。そのため、選考の途中でも、それがたとえ面接の直後だったとしても、他社から内定がもらえた場合には選考を辞退することが起り得ます。

他社からの内定が理由で選考辞退されてしまうことの原因は複数の企業に並行して応募していることですが、そもそも自社は応募者の観点からしてどのくらいの志望度があったのかも重要な要素になります。自社が応募者の第一志望でない限りは、どんなに面接での印象が良かったとしても選考辞退されてしまうことが考えられます。当然のことながら、志望度が低くなればなるほど選考辞退のリスクは大きくなっていきますし、最悪のケースとして内定辞退の可能性もあるでしょう。

別の原因として考えられるのは、応募した後や面接をした後に応募者の自社への見方が変化してしまったということが挙げられます。特に企業に対するネガティブな印象を持ちかねない情報を見聞きした場合には、なるべくその会社では働きたくないと感じるようになり、他社からの内定が決まった時点ですぐに選考辞退をすることになりかねないのです。たとえ最初の段階で自社への志望度が一番高かったとしても、気持ちが変化してしまうことがあります。

選考辞退の理由2：「希望条件と合わない」

応募者が選考を辞退してしまう二つ目の理由は「希望条件と合わない」というものです。応募者が希望する処遇や待遇と、企業側が提示するものとが合わないということを理由に選考辞退をする人がいます。もちろん、全てが応募者の思い通りに事が進むわけではありません。しかし、あまりにも自分の希望していたポジションや仕事ができないとなると、応募者の企業への魅力も薄れてしまい、結果的に選考を辞退するようになってしまうことがあります。

このことが起こってしまう原因として、企業側が採用したいという思いを伝えきれていなかったということが挙げられます。例えば、応募者が希望するポジションや仕事をすぐに与えることができない場合、その事実を伝えただけだと応募者にとって企業への魅力は薄れてしまいます。しかし、そのような場合でも、取り組んで欲しいと思っている仕事の魅力ややりがい、その仕事のために是非とも力になってほしいという熱意をアピールすることができれば、結果は大きく変わるかもしれません。

選考辞退の理由3：「選考スケジュールに無理がある」

応募者が選考を辞退してしまう三つ目の理由に、「スケジュールに無理がある」ということも考えられます。特に企業側にネガティブな印象が無くても、スケジュール的に採用選考を続けることが難しくなってしまい、結果的に選考を辞退しなければならないということがあります。このことは応募者の志望度がかなり高い場合であっても例外ではありません。物理的な理由で選考を辞退せざるを得ないからです。

どんなことが原因でスケジュールに無理が生じるようになってしまうのでしょうか。例えば、面接のための日付や時間を決める際、候補となる日付が少なすぎることが原因で応募者が面接を受けることができないということも考えられます。選考の最初の段階でこのような問題がなかったとしても、回を重ねるごとに選択肢が狭くなってしまいスケジュールの調整が追いつかないということが起り得ます。このことは選考回数が多い場合に問題になることが考えられます。

応募者は現在の仕事を続けながら転職活動をしていることもあります。そのような人にとって面接のために仕事の休みや休憩時間などを調整することは簡単なことではありません。複数の企業に並行して応募している場合にはなおさらです。そのため、物理的なスケジュール調整が追いつかないことを理由に選考辞退をすることがあります。

選考辞退の理由4：「面接の時の印象が悪かった」

応募者が選考を辞退する他の理由に「面接の時の印象が悪かった」ということもあります。企業へのネガティブな見方はいろいろなことが原因で起り得ますが、やはり面接官など直に接した人の印象は大きな影響を与えます。面接官の態度が理由で選考辞退をする人もいます。

面接で相手のことを知りたいと思っているのは企業側だけではありません。応募者も、これから働きたいと思っている企業がどんな雰囲気なのか、上司となりうる可能性のある人にどんな人がいるのかは気になるところです。面接の際にそのようなことまで観察できるほど余裕がある応募者はほとんどいないかもしれませんが、面接官や会社の人間の対応が悪かった場合には逆の意味で印象的になることでしょう。そのようなことが原因で、企業へのネガティブな理由での選考辞退が起り得ます。

また、面接官や会社の人の対応が決して悪くなかったとしても、面接時の対応があまりにもルーズだったり連絡などのレスポンスが悪かったりすることが企業へのネガティブな印象につながることもあります。面接の際に応募者がいろいろなことが原因でネガティブな印象を持ち、それが理由で選考辞退をすることがあります。

応募者の選考辞退を防止するための対策法

応募者が選考辞退する理由やその原因には様々なことがありますが、そのことをきちんと理解しておき、対策を立てておけば辞退防止も可能です。具体的な辞退防止の対策には、以下のようなものがあります。

辞退防止の対策1：他社の内定がもらえた候補者の選考辞退を防止する

他社からの内定が理由での選考辞退を防止するためには、自社の魅力を上げることが重要です。これには、自社への志望度を把握しておくことも含まれます。そのためには、応募時点で志望動機を知るよう工夫することができます。ストレートに志望理由を聞くよりも、入社後にどんな仕事がしたいのかとか、自社について感じていることを具体的に尋ねることもできるでしょう。応募者の志望度を高めることができれば、辞退防止に役立つはずです。

辞退防止の対策2：希望条件が合わない候補者の選考辞退を防止する

希望する条件が合わないことが理由での選考辞退を防止するためには、求人情報の見直しをすることができます。応募者は求人情報を参考にして応募してきます。そのため、求人情報は実際に働き始めた後のイメージがより分かり易くなるような、具体的で魅力的なものになるよう心がけることができます。

このことは、希望条件が合わなくなることを防ぐことにもつながります。求人情報に条件が具体的に書かれていれば、どんな希望なら通るのかが応募者にもはっきりと伝わることでしょう。これには給与や休日に関してもなるべく具体的な情報を載せることが含まれます。

求人情報には仕事に関わる情報もなるべく具体的に載せることができるでしょう。仕事内容や企業概要などは最低限載せるべき情報です。それらに加えて、どんな人物を求めているのかとか、募集に至った背景、職場の環境や雰囲気、仕事で学べることなどを具体的に記載します。このように、求人段階である程度自社につて理解してもらえる工夫をしておくなら、選考の段階での辞退防止になるでしょう。

辞退防止の対策3：スケジュール調整が原因での選考辞退を防止する

スケジュール調整が原因での選考辞退を防止するためには、柔軟で効率の良い選考スケジュールを作成することが重要になります。面接の日時はなるべく多く、そして広い時間帯で行えるよう調整することができるかもしれません。転職活動をしている応募者の多くは仕事をしています。そのため、面接可能な曜日を増やすことで応募者に配慮を示すことができます。可能であれば朝や夜などにも面接可能な時間を設定することで、仕事の前後に応募者が来れるようにできるかもしれません。

スケジュールの調整には選考全体のスケジュールの見直しも含まれます。統計によると選考回数や選考期間が短ければ短いほど、選考辞退の確率が下がっていきます。複数回面接を行う場合、一回一回の面接で確認したいことを整理して、回数を減らすことができないかを確認することは大切です。書類選考など面接以外の方法でもわかることがあればそうします。

ここで注意すべきなのは、選考回数や期間を減らすことに伴うリスクを考えておくことです。選考回数や期間が減ると、採用後のミスマッチなどの問題が増える可能性があります。そのため、選考回数や期間を減らす場合には、内容や質をよく吟味したうえで調整していくことがポイントになります。

辞退防止の対策4：面接時の印象が原因での選考辞退を防止する

面接時の印象が原因での選考辞退を防止するためには、面接のクオリティとコミュ二ケーションスキルの向上を図ることが重要になります。面接官は誰でも良いというわけではありません。面接にも基本的なスキルやマナーが求められるため、そうしたトレーニングを面接官にも行うことは面接のクオリティを向上させる上で大切な要素になります。

また、応募者は面接の際に社内の雰囲気や社員の態度など、他にもいろいろなことを目にするはずです。こうしたことを常に意識しておくことで、面接の際にネガティブな印象を与えることを避け、むしろポジティブな印象を持ってもらうことができるでしょう。面接官のトレーニングにせよ、社内の清潔さや社員の態度など、一朝一夕で向上させることができることではありません。常日頃からの良い教育が求められます。

まとめ

多くの企業にとって採用活動は、将来の成長を左右しかねないとても大切な分野です。採用活動を効率的に行い、成功させるためには選考辞退を可能な限り防止することが重要です。

応募者が選考辞退をするには、必ず何かしらの理由や原因があります。そのような理由や原因をきちんと理解しておけば、選考辞退防止のための対策を講じることが可能です。選考辞退の主な理由には、他社からの内定や希望条件のミスマッチ、スケジュール調整が難しいことや面接時のネガティブな印象などがあります。こうしたことで選考辞退が多く見られる企業は、自社の魅力を高める努力や求人情報の見直し、柔軟な選考スケジュールの作成や面接官や社員の教育などをすることで辞退防止に努めましょう。大切なのは応募者目線で物事を考え、柔軟に対応することです。そうすれば選考辞退を防ぎ、無駄のない選考を行うことができます。

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